Das Gruppengeschäft in der Hotellerie: 8 Strategien, um 2025 mehr hochwertige Buchungen zu generieren

In der Hotellerie ist Gruppengeschäft nicht gleich Gruppengeschäft. Im Jahr 2025 werden die Betriebe am erfolgreichsten sein, die sich hochwertige Gruppenbuchungen sichern, welche den Umsatz steigern, die Räumlichkeiten optimal ausnutzen und langfristige Kundenbeziehungen aufbauen. 

Kürzere Buchungszeiträume, steigende Veranstaltungskosten und zunehmender Konkurrenzdruck bedeuten, dass es mehr braucht als eine schnelle Antwort auf eine Angebotsanfrage, um bei Veranstaltungsplanern zu punkten.

Hotels müssen bei der Akquise von Gruppenbuchungen strategisch, datengesteuert und proaktiv vorgehen. Das bedeutet, dass sie KI-gesteuerte Vertriebsanalysen nutzen, Preisstrategien optimieren und ein nahtloses Serviceangebot liefern müssen, das Planer dazu animiert, immer wieder zu buchen.

Wie kann Ihr Hotel also im Jahr 2025 sein profitables Gruppengeschäft ausbauen? Die folgenden acht Strategien werden Ihnen helfen, sich die richtigen Buchungen zu sichern, Ihren Umsatz zu steigern und der Konkurrenz einen Schritt vorauszubleiben.

Gruppenvertrieb in der Hotellerie: Der Markt im Jahr 2025

Auch wenn die Nachfrage nach Meetings und Events ungebrochen ist, müssen Sie strategisch, flexibel und datengesteuert vorgehen, um mit der dynamischen Entwicklung des Marktes Schritt zu halten. Beachten Sie dafür diese vier Trends im Hotelgruppenvertrieb:

1. Steigender Konkurrenzdruck und kürzere Buchungszeiträume

Sie konkurrieren heute nicht mehr nur mit anderen Hotels um das Gruppengeschäft. Sie stehen auch mit anderen Veranstaltungsorten und Coworking Spaces im Wettbewerb, die für Planer immer attraktiver werden. Laut dem jüngsten Planner Sourcing Report geben 49 % der Planer an, dass sie ausgefallene Veranstaltungsorte suchen. 2023 waren es bloß 17 %.

Gleichzeitig werden die Vorlaufzeiten für Buchungen immer kürzer, sodass Hotels gezwungen sind, schneller zu reagieren, ihre Preise intelligenter zu gestalten und engere Kundenbeziehungen aufzubauen, um Organisatoren im Gedächtnis zu bleiben.

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2. Personalisierung und Flexibilität werden immer wichtiger

Veranstaltungsplaner erwarten mehr als ein Standardangebot. Im Jahr 2025 ist Personalisierung das A und O. Wenn Sie Ihr Angebot, Ihre Preise und Ihre Pakete auf die individuellen Bedürfnisse der einzelnen Gruppen abstimmen, verschaffen Sie sich einen großen Vorteil.

Außerdem wünschen sich Planer mehr Flexibilität bei Verträgen, Preisen und Stornierungsbedingungen. Laut der jüngsten Umfrage „Pulse of Event Professionals“ haben 52 % der Planer bei der Zusammenarbeit mit Hotels und Veranstaltungsorten regelmäßig Schwierigkeiten mit rigiden Verträgen. 

23 % der Organisatoren in Nordamerika geben an, dass Hotels und Veranstaltungsorte ihre Angebote am ehesten durch flexible Bedingungen verbessern können. In der DACH-Region liegt diese Zahl bei 24 %, in Asien, Afrika und dem Mittleren Osten sogar bei 28 %. Das bedeutet, dass Hotels ein Gleichgewicht zwischen ihren Umsatzzielen und kundenfreundlichen Konditionen finden müssen. 

3. Technologie als Wegbereiter

KI-gesteuerte Preisgestaltung, automatisiertes RFP-Management und prädiktive Analysen verändern den Vertrieb im Gruppengeschäft. Hotels, die Technologie einsetzen, um die Nachfrage zu prognostizieren, Verkaufsprozesse zu rationalisieren und den Service für Organisatoren zu verbessern, werden Konkurrenten hinter sich lassen, die sich noch immer auf veraltete Geschäftspraktiken verlassen.

Hotelteams nutzen zunehmend kollaborative Systeme wie Event-Diagramming oder Zimmerkontingent-Management, um die Arbeitslast zu reduzieren und Organisatoren die Planung zu vereinfachen.

4. Nachhaltigkeit ist wichtiger denn je

Die soziale Verantwortung von Unternehmen (CSR) ist heute für viele Kunden ein wichtiger Faktor bei der Auswahl von Veranstaltungsorten. Unternehmen und Verbände bevorzugen umweltfreundliche Hotels, klimaneutrale Events und Austragungsorte, die ihren Nachhaltigkeitsanforderungen gerecht werden.

Hotels, die grüne Praktiken integrieren und ihre Nachhaltigkeitsinitiativen klar kommunizieren, sind für hochwertige Gruppen attraktiver.

8 Verkaufsstrategien für mehr hochwertige Gruppenbuchungen

Ganz gleich, ob Sie die Auslastung in ruhigeren Monaten steigern oder besonders profitable, mehrjährige Verträge an Land ziehen möchten – diese acht Strategien helfen Ihnen, mehr Aufträge zu gewinnen und Ihren Umsatz zu maximieren.

1. Nutzen Sie vorausschauende Analysen für eine intelligentere Vertriebsplanung

Vorbei sind die Zeiten, in denen man den Vertrieb nach dem Bauchgefühl plant. Datengestützte Entscheidungsfindung ist der neue Standard, und prädiktive Analysen machen den entscheidenden Unterschied. Lassen Sie das Rätselraten hinter sich und untersuchen Sie historische Buchungsmuster, Markttrends und Nachfragesignale in Echtzeit, um die wertvollsten Leads zu entdecken und sie im richtigen Moment anzusprechen.

So sieht das in der Praxis aus:

• Lead-Scoring: Nutzen Sie KI-gestützte Tools, um eingehende Anfragen nach Relevanz, Rentabilität, Verfügbarkeit, Beziehung zum Planer und Buchungswahrscheinlichkeit zu bewerten. Je höher die Punktzahl, desto wertvoller ist die Anfrage. Verwenden Sie diese Taktik, um die wertvollsten Leads zu erkennen und zu priorisieren.

• Proaktive Akquise:Identifizieren Sie potenzielle Kunden, noch bevor sie eine Angebotsanfrage abschicken, und sprechen Sie sie mit personalisierten Angeboten an. Diese Technologie hilft Ihnen auch, das Sourcing-Verhalten von Planern besser zu verstehen, die richtigen Interessenten anzusprechen und schneller zu arbeiten.

• Optimierte Kundenansprache in nachfrageschwachen Zeiten: Füllen Sie Ihr Hotel auch während nachfrageschwacher Phasen, indem Sie sich auf Gruppen konzentrieren, die in der Vergangenheit in diesen Zeiträumen gebucht haben.

Das Ergebnis? Höhere Konversionsraten, hochwertigere Anfragen und ein effizienterer Vertriebsprozess.

2. Optimieren Sie Ihren RFP-Prozess, um mehr Kunden zu gewinnen

Für Eventplaner ist Zeit ein knappes Gut. Wenn Ihre Prozesse rund um die Bearbeitung von RFPs zu umständlich oder langsam sind, verlieren Sie Aufträge an die Konkurrenz. 

Laut Chris White, Sales und Marketing Direktor im Fairmont Scottsdale Princess, sind schnelle Antworten auf RFPs für ihn und sein Team entscheidend: „Uns wurde ausdrücklich gesagt, dass es zum Vertragsabschluss kommt, wenn wir konkrete und prägnante Informationen teilen, den Planern zeigen, wie die Arbeit mit uns läuft, und am schnellsten mit den besten Angeboten antworten.“ 

Eine optimierte, technologiegestützte RFP-Strategie hilft Ihnen dabei, sich von der Konkurrenz abzuheben.

• Schnelligkeit ist der Knackpunkt: Wer am schnellsten antwortet, erhöht seine Chancen auf den Zuschlag. Der jüngste Cvent Planner Sourcing Report hat ergeben, dass für 83 % der Planer in der DACH-Region die ideale Reaktionszeit eines Hotels oder Veranstaltungsortes auf RFPs vier Tage oder weniger beträgt.

• Personalisierung macht den Unterschied: Vermeiden Sie generische Antworten. Nutzen Sie stattdessen die Erkenntnisse Ihres Customer Relationship Management (CRM) Tools, um jedes Angebot auf die spezifischen Bedürfnisse des potenziellen Kunden zuzuschneiden. Oder erstellen Sie virtuelle 3D-Rundgänge, um Interessenten digital durch Ihre Räumlichkeiten zu führen, die nach ihren Vorgaben eingerichtet wurden.

• Transparenz schafft Vertrauen: Unsere jüngste Umfrage unter Veranstaltungsfachleuten ergab, dass 52 % der Planer starre Verträge bei der Suche nach Veranstaltungsorten als Herausforderung betrachten. Bieten Sie transparente Preise, flexible Bedingungen und Verfügbarkeit in Echtzeit an, um langwierige Verhandlungen zu vermeiden.

Ein optimierter RFP-Prozess positioniert Ihr Hotel als unkomplizierten, zuverlässigen Partner und bringt Ihnen mehr Buchungen.

3. Konzentrieren Sie sich auf die Kundenbeziehung, um sich Folgeaufträge zu sichern

In diesem Jahr dreht sich im Gruppenvertrieb in der Hotellerie alles um den Return on Relationship (ROR). Der Planner Sourcing Report 2025 hat ergeben, dass der Wiederaufbau von Geschäftsbeziehungen für 24 % der Planer in Nordamerika und Europa und für 30 % im asiatisch-pazifischen Raum oberste Priorität hat.

Eine einmalige Buchung ist gut, aber langfristige Partnerschaften sind noch besser. Der Aufbau starker Beziehungen zu Planern erhöht die Zahl der Folgeaufträge und Weiterempfehlungen. In einer Zeit der automatisierten Transaktionen hat eine persönliche Note großen Einfluss auf das Gruppengeschäft und dessen Umsatz.

• Seien Sie ein Problemlöser: Planer brauchen mehr als nur einen Veranstaltungsort – sie brauchen einen Partner, der ihre Ziele versteht. Bieten Sie kreative Lösungen an, die auf die Bedürfnisse einer jeden Veranstaltung zugeschnitten sind. Nehmen Sie hier eine beratende Rolle ein und nutzen Sie z.B. Software zur Erstellung von Veranstaltungsdiagrammen, um Planern das Leben zu erleichtern und reibungslos an einem Ort zusammenzuarbeiten.

• Bleiben Sie das ganze Jahr über präsent: Bleiben Sie mit früheren Kunden in Kontakt, tauschen Sie sich mit ihnen über die Branche aus und melden Sie sich mit personalisierten Angeboten und Ideen.

• Loyalität zahlt sich aus: Ziehen Sie exklusive Sonderkonditionen oder spezielle Angebote für Stammkunden in Betracht, um eine langfristige Bindung zu fördern. Das könnten ermäßigte Zimmerpreise, kostenlose Upgrades, Tagungsräume oder Multimediaausrüstung für Planer sein, die viel bei Ihnen buchen.

4. Positionieren Sie Ihr Hotel als nachhaltigen Veranstaltungsort

Nachhaltigkeit ist heutzutage nicht nur wichtig, um Privatreisende anzuziehen. Auch für Geschäftskunden ist sie mittlerweile ein entscheidender Faktor. Da immer mehr Unternehmen ESG-Ziele (Environmental, Social, and Governance) in den Vordergrund stellen, haben Hotels, die nachhaltige Veranstaltungslösungen anbieten, einen Wettbewerbsvorteil. Hier sind einige Möglichkeiten, um Organisatoren anzuziehen, die auf Nachhaltigkeit Wert legen:

• Präsentieren Sie Ihre Erfolge: Heben Sie Nachhaltigkeitsinitiativen in Ihren Angeboten und im Cvent Supplier Network hervor, von Programmen zur Abfallreduzierung bis zur Messung des CO₂-Fußabdrucks. Nutzen Sie die Beschreibung Ihres CSN-Profils und die Abschnitte für häufig gestellte Fragen (FAQ), um über Ihre Initiativen zu sprechen.

• Zertifizierungen sind wichtig: LEED-, Green Key- oder andere Nachhaltigkeitszertifizierungen machen Ihren Veranstaltungsort für umweltbewusste Planer attraktiver. Heben Sie diese Punkte in Ihrem CSN-Profil hervor.

• Digitalisieren Sie Ihren Betrieb: Reduzieren Sie Papiermüll mithilfe von Online-Verträgen, mobilen Check-ins und digitaler Beschilderung.

Planer wollen Veranstaltungsorte, die zu ihren Werten passen. Machen Sie Nachhaltigkeit zu einem Verkaufsargument, nicht zu einer Nebensache.

5. Stärken Sie Partnerschaften mit Kongressbüros und Tourismusverbänden 

Kein Hotel ist beim Vertrieb komplett auf sich allein gestellt. Steigern Sie Ihren Gruppenumsatz, indem Sie mit Tourimusverbänden (Destination Marketing Organisationen – DMOs) und Kongressbüros (Convention and Visitor Bureaus – CVBs) zusammenarbeiten.

Diese Organisationen fördern Tourismus, Kongresse und reisebezogene Aktivitäten in einer bestimmten Stadt, Region oder einem Land. Sie nutzen strategisches Marketing, Werbung, Öffentlichkeitsarbeit und Informationsdienste für Gäste, um mehr Besucher und Veranstaltungen anzuziehen. 

Wenn sich Planer für Ihr Reiseziel entschieden haben, wenden sich viele erst einmal an die örtlichen CVBs und DMOs (vor allem diejenigen, die die Gegend nicht gut kennen), um den richtigen Ort für ihre Veranstaltungen zu finden. Solide Beziehungen zu diesen Organisationen erhöhen Ihre Chancen, dass man Sie weiterempfiehlt. 

• Definieren Sie klare Ziele und Erwartungen: Legen Sie Zielgruppen, Veranstaltungsziele und Erfolgsmaßstäbe fest, um die Zusammenarbeit für beide Seiten erfolgreich zu machen. 

• Arbeiten Sie zusammen an Marketing- und Werbekampagnen: Nutzen Sie die Reichweite und das Fachwissen der Verbände, um Ihr Haus in der Werbung für Ihr Reiseziel zu präsentieren.

• Koordinieren Sie Ihre Bemühungen bei der Veranstaltungsplanung: Ziehen Sie an einem Strang, um große Konferenzen, stadtweite Veranstaltungen und hochwertige Gruppenbuchungen für sich zu gewinnen.

• Bleiben Sie in Kontakt: Regelmäßige Treffen und Datenaustausch tragen dazu bei, den Buchungsprozess zu rationalisieren und den Planern eine reibungslose Erfahrung zu bieten.

Starke Partnerschaften mit örtlichen Organisationen erhöhen den Bekanntheitsgrad Ihres Hotels, stärken Ihr Wertversprechen und machen Ihr Angebot für Gruppen noch attraktiver.

6. Führen Sie eine dynamische Preisstrategie für Ihr Gruppengeschäft ein

Statische Preisgestaltung ist überholt. Angesichts der schwankenden Nachfrage und des zunehmenden Wettbewerbs tragen dynamische Preisstrategien zur Maximierung der Umsätze bei. Passen Sie Ihre Preise in Echtzeit an die Marktbedingungen, das Buchungsverhalten und die Gruppengröße an, damit Sie bei jedem Vertrag Ihren Gewinn maximieren können. 

• Nutzen Sie Echtzeitdaten: Passen Sie Ihre Preise an die Nachfrage, die Marktbedingungen und die Preise Ihrer Konkurrenten an. Nutzen Sie Business-Intelligence-Tools, um stets ein Auge auf Ihr Compset zu haben. Das Group Competitive Set Dashboard von Cvent zum Beispiel bietet Ihnen einen klaren Überblick der Gesamtsituation. Hotels nutzen es, um die Leistung ihres Hauses in Echtzeit mit der Konkurrenz zu vergleichen und sichere, datengestützte Entscheidungen im Gruppengeschäft zu treffen.

• Bieten Sie gestaffelte Preise an: Erstellen Sie statt eines Pauschalpreises mehrere Preisklassen, die auf Zusatzleistungen, Zimmerkategorien, Ausgaben für Speisen und Getränke sowie Veranstaltungspaketen basieren. Bieten Sie z. B. ermäßigte Zimmerpreise im Tausch gegen höhere Mindestumsätze bei der Verpflegung oder kostenlose Tagungsräume für größere Zimmerkontingente. 

• Setzen Sie Anreize für Reservierungen außerhalb der Hauptbuchungszeit: Motivieren Sie Gruppen dazu, in der Nebensaison oder unter der Woche zu buchen, indem Sie exklusive Rabatte, Bonusleistungen (wie kostenlose AV-Ausstattung oder ermäßigte Verpflegung) oder besondere Erlebnisse wie Ausflüge in die Umgebung oder Team-Building-Aktivitäten anbieten. Das trägt dazu bei, Ihre Belegung besser zu verteilen und die Umsätze über das ganze Kalenderjahr hinweg zu maximieren. 

Eine datengestützte Preisstrategie stellt sicher, dass Sie das meiste aus jeder Gruppenbuchung machen. 

7. Schaffen Sie ein optimiertes digitales Buchungserlebnis

Planer erwarten einen reibungslosen, technologiegestützten Buchungsvorgang. Wenn der Ablauf durch endlosen E-Mail-Verkehr, langsame Antworten oder überholten Papierkram ins Stocken gerät, verlieren Sie wahrscheinlich Aufträge an Konkurrenten, bei denen Kunden einfacher und schneller buchen können. 

• Online-Buchungsportale: Geben Sie Planern im Cvent Supplier Network rund um die Uhr Zugang zu aktuellen Verfügbarkeitsdaten, Preisen und Details zu Veranstaltungsräumen. Ein leicht bedienbares Buchungsportal mit interaktiven Raumplänen, Optionen zur Paketkonfiguration und sofortiger Anfragefunktion erleichtert Planern die Buchung, da sie nicht mehr lange auf eine Rückmeldung warten müssen. 

• Automatisierte Vertragserstellung: Nutzen Sie neue Technologien, um basierend auf der Gruppengröße, den Anforderungen des Kunden und den Wunschdaten dynamische und personalisierte Angebote zu erstellen. Digitale Vertragsmanagement-Tools mit E-Signatur-Funktion vermeiden ein ewiges Hin und Her und ermöglichen es Planern, Vereinbarungen sofort zu unterzeichnen.

• Selbstbestimmtheit und Unabhängigkeit: Eventplaner wollen stets die Kontrolle über ihre Veranstaltungen haben. Bieten Sie ein nutzerfreundliches Dashboard an, auf dem sie selbstständig Zimmerkontingente ändern, Catering-Wünsche aktualisieren oder Grundrisse erstellen können – ohne einen Vertriebsmitarbeiter zu kontaktieren.

• Erleichtern Sie die Buchung kleinerer Meetings: Nutzen Sie ein Tool wie Cvent Instant Book, um Planern die Möglichkeit zu geben, Ihre Räumlichkeiten für einfache Meetings direkt über das Cvent Supplier Network zu buchen. Präsentieren Sie Ihre aktuellen Preise und Verfügbarkeiten für Tagungsräume und Gästezimmer und geben Sie Planern die Flexibilität, AV-Zubehör und Verpflegungsoptionen schnell und einfach auszuwählen - alles ohne RFPs und lange Verhandlungen. 

Je einfacher Sie Kunden die Buchung machen, desto mehr Aufträge werden Sie für Ihr Haus gewinnen.

8. Bringen Sie Vertriebs- und Marketingteams an einen Tisch, um mehr Leads zu generieren

Hotels, die die meisten hochwertigen Gruppenbuchungen erhalten, haben eines gemeinsam: harmonische Zusammenarbeit zwischen Vertrieb und Marketing. 

Wenn diese Teams in Silos arbeiten, bleiben viele Chancen ungenutzt. Wenn sie aber an einem Strang ziehen, schaffen sie effektive, datenbasierte Prozesse, die Interessenten anziehen, gut betreuen und in zahlende Kunden umwandeln.

• Definieren Sie ein gemeinsames ideales Kundenprofil: Vertriebsteams wissen, welche Gruppen den meisten Umsatz bringen, während das Marketingteam weiß, wie man sie erreichen kann. Definieren Sie gemeinsam den idealen Veranstaltungsplaner oder das ideale Gruppensegment - egal, ob es sich um Betriebsversammlungen, Verbandskonferenzen oder private Veranstaltungen handelt. Passen Sie dann Ihre Ansprache und Ihren Kommunikationsstil entsprechend an.

• Nutzen Sie Content Marketing, um Planer anzuziehen und zu inspirieren: Eine gut umgesetzte Content-Strategie erreicht Interessenten, lange bevor sie sich bei Ihnen melden, und macht den Verkaufsprozess flüssiger. Zu diesem Zweck können Sie Leitfäden, Fallstudien oder sogar virtuelle Rundgänge erstellen.

• Schaffen Sie einen nahtlosen Übergang für Interessenten: Der Übergang zwischen Marketing und Vertrieb ist für alle Beteiligten oft eine der größten Frustrationen. Wenn das Marketing unqualifizierte Leads bringt oder das Vertriebsteam zu langsam auf Anfragen reagiert, entgehen Ihnen Umsatzchancen. Legen Sie deshalb klare Kriterien für die Lead-Qualifizierung fest, verwenden Sie ein CRM-System, um den Status der Anfragen zu verfolgen, und legen Sie einen Zeitplan für das Follow-Up fest.

Jetzt sind Sie an der Reihe: erreichen (oder übertreffen!) Sie dieses Jahr die Vertriebsziele Ihres Hotels.

Um dieses Jahr Gruppenbuchungen zu gewinnen, müssen Sie langfristige Beziehungen zu Planern aufbauen, die richtige Technologie einsetzen und Ihre Preisgestaltung mithilfe von vorausschauenden Analysen optimieren. Setzen Sie diese acht Strategien um, und Sie werden Ihre Umsätze steigern und Ihrer Konkurrenz stets einen Schritt voraus bleiben.