Eventplaner und Hotels: 9 kreative Ideen für eine bessere Partnerschaft

Veranstaltungsplaner und Hotels haben im Jahr 2025 viel um die Ohren – das ist kaum etwas Neues. Laut der aktuellen Meetings Industry PULSE Umfrage werden die Budgets knapper, politische und wirtschaftliche Unsicherheiten erschweren die Entscheidungsfindung und Veranstaltungskosten steigen rapide an.

Die Nachfrage nach Hotels und Veranstaltungsorten ist jedoch stabil, und für die meisten Planer sind Meetings nach wie vor einer der wichtigsten Umsatzträger. Das macht die Geschäftsbeziehungen zwischen Veranstaltungsplanern und Hotels so bedeutend wie eh und je.

2025 werden Hotels, die enge Beziehungen zu Veranstaltungsplanern pflegen, mehr Gruppenbuchungen gewinnen, ihren Umsatz steigern und ihren Betrieb dadurch zukunftsfähig machen. Hier finden Sie neun ausgezeichnete Möglichkeiten, wie Sie das auch in Ihrem Betrieb umsetzen können.

Die aktuelle Lage in der Veranstaltungs- und Gastgewerbebranche

2025 ist die Veranstaltungs- und Hotelbranche geprägt von wirtschaftlichen Herausforderungen, technologischen Fortschritten und den sich ständig ändernden Erwartungen der Teilnehmer. 

Aufgrund dieser Entwicklungen (sowohl im positiven als auch im negativen Sinn) befinden sich Veranstaltungsplaner und Hotels an einem kritischen Punkt. Hotels, die sich schnell an neue Trends anpassen, werden einen Wettbewerbsvorteil erlangen, während jene, die sich dem Wandel widersetzen, Gefahr laufen, abgehängt zu werden.

Dies ist der aktuelle Stand der Dinge in der Veranstaltungs- und Hotelbranche:

1. Alles dreht sich um Personalisierung

Personalisierung ist nicht nur für Hotelgäste wichtig. Auch die Veranstaltungsplaner und -teilnehmer von heute erwarten an jedem Kontaktpunkt individuelle Erlebnisse, kuratierte Inhalte und nahtlose Interaktionen. 

So erreichen Sie das:

- Personalisieren Sie Ihre Antworten auf Angebotsanfragen (RFPs) mithilfe von KI-Tools.

- Bieten Sie einzigartige Veranstaltungsräume, die speziell auf Ihre Kunden zugeschnitten sind, und zeigen Sie alle Optionen mithilfe von 3D-Diagrammtechnologie.

- Stehen Sie Kunden mit fundiertem Wissen und Empfehlungen zu lokalen Aktivitäten und Attraktionen zur Verfügung.

Entdecken Sie die wichtigsten Themen, die Veranstaltungsplaner heute beschäftigen

2. KI steigert die Produktivität und sorgt für bessere Zusammenarbeit

Künstliche Intelligenz hat die Zusammenarbeit zwischen Hotels und Veranstaltungsplanern entscheidend verändert. Lassen Sie KI-Tools diverse zeitaufwändige manuelle Prozesse übernehmen, z.B. die Analyse von Gästedaten, das Bewerben personalisierter Gästeerlebnisse, schnelleren Kundensupport sowie die Erstellung von Raumdiagrammen und die Priorisierung der eingehenden Anfragen. 

3. Datenaktivierung bleibt weiterhin eine Herausforderung

Hotels verfügen über umfangreiche und wertvolle Datensätze von Marketing- und Gästereservierungssystemen sowie aus STR-Berichten. Dennoch haben Sie möglicherweise immer noch Schwierigkeiten, daraus verwertbare Erkenntnisse zu gewinnen.

Erwarten Sie daher im Jahr 2025 mehr Investitionen in vorausschauende Analysen, die Hotels und Planern helfen, intelligentere, datengesteuerte Entscheidungen zu treffen.

4. Der Return on Relationships (ROR) wird entscheidend sein

Veranstaltungsplaner suchen nicht nur nach einem Veranstaltungsort, sondern nach einem verlässlichen, dauerhaften Partner. Angesichts knapper werdender Budgets und steigender Erwartungen werden Hotels, die den Aufbau und die Pflege von Geschäftsbeziehungen vor einmalige Umsätze stellen, mehr Folgeaufträge erhalten.

5. Marketingevents vor Ort stärken das Gruppengeschäft

Marketingevents vor Ort, einschließlich Roadshows, Pop-ups, VIP-Networking-Veranstaltungen und Tagungen für Führungskräfte, bringen Hotels mehr Gruppengeschäft ein. Hotels, die vielseitige Räumlichkeiten, hochwertigen Service und Unterstützung rund um die Veranstaltungsplanung bieten, sind für Organisatoren attraktiv, die eindrucksvolle Marketingevents ausrichten wollen.

6. Einzigartige Veranstaltungsorte und Reiseziele sind nach wie vor beliebt

Obwohl bekannte Kettenhotels bei Großveranstaltungen häufig noch die beliebteste Wahl sind, suchen Planer auch zunehmend nach einzigartigen und erlebnisorientierten Veranstaltungsorten. Boutique-Hotels, historische Gebäude und unkonventionelle Veranstaltungsräume (wie Dachterrassen, Weingüter und Wellness-Retreats) sind hier sehr gefragt.

Für Hotels bedeutet das, dass sie verstärkt ihre einzigartigen Unterscheidungsmerkmale hervorheben müssen. Bieten Sie hierfür zum Beispiel kulturelle Veranstaltungen, Events im Freien oder Aktivitäten, die von Ihrer Umgebung inspiriert sind. 

7. Technologie treibt Barrierefreiheit voran 

Planer bevorzugen komplett barrierefreie Veranstaltungsorte, die sicherstellen, dass jeder Gast, unabhängig von seinen Fähigkeiten, in vollem Umfang an den Veranstaltungen teilnehmen kann.

Hotels und Veranstaltungsorte investieren daher in adaptive Technologie, Echtzeit-Untertitelung, sinnesfreundliche Bereiche und barrierefreie mobile Apps, um auf die Bedürfnisse diverser Teilnehmer einzugehen.

Folgendes sagte Sarah Dietrich, Business Development Manager bei Warwick Conferences zum Thema: „Wir werden in Zukunft mehr ruhige Bereiche in Veranstaltungsorten, Hotels und bei Events sehen, um sie inklusiver zu machen. Dies wird dazu führen, dass mehr Streaming-Bühnen zum Einsatz kommen. So kann sich das Publikum auch vor Ort von der Stroboskopbeleuchtung oder der Intensität des Auditoriums der Hauptbühne zurückziehen und in der relativen Ruhe eines eigens für sie eingerichteten Raums das Programm verfolgen.“

8. Hotels und Veranstaltungsorte setzen intelligentere Datenschutztools ein

Da digitale Buchungsplattformen, mobile Event-Apps und KI-gesteuerte Tools zur Norm werden, hat Datensicherheit höchste Priorität. Veranstaltungsplaner brauchen die Gewissheit, dass Teilnehmerinformationen, Zahlungsdetails und vertrauliche Veranstaltungsdaten zuverlässig geschützt sind.

Aus diesem Grund investieren Hotels und Veranstaltungsorte in zusätzliche Cybersecurity-Maßnahmen und sichere Plattformen und Technologien, um sensible Daten zu schützen.

Warum die Beziehung zwischen Eventplanern und Hotels so wichtig ist

Der Erfolg der Tagungs- und Veranstaltungsbranche hängt von der Stärke der Beziehungen zwischen Eventplanern und Hotels ab. Eine gut abgestimmte Partnerschaft verschafft Ihrem Haus einen Vorteil gegenüber Betrieben, bei denen der Umsatz im Vordergrund steht. So sagte uns kürzlich ein Planer:

„Derzeit sind Hotels aufgrund der hohen Nachfrage im Vorteil. Aber das wird sich irgendwann auch wieder verschieben. Echte Partnerschaften, die auf Verständnis und Flexibilität beruhen, werden immer seltener, was enttäuschend ist. Für einige Hotels scheint der Umsatz die einzige Priorität zu sein.“

Wieder einmal stehen uns unsichere Zeiten bevor, und laut dem PULSE-Bericht ist der Optimismus der Branche seit dem vergangenen Frühherbst gesunken. 32 % der Planer geben zwar an, dass sie jetzt optimistischer sind als noch vor sechs Wochen, aber 23 % sind weniger optimistisch. 

Dies ist eine hervorragende Gelegenheit, Eventplaner so zu unterstützen, wie sie es sich wünschen.

9 kreative Möglichkeiten, die Beziehung zwischen Veranstaltungsplanern und Hotels zu stärken

Die Beziehung zwischen Veranstaltungsplanern und Hotels ist mehr als nur eine Geschäftsabwicklung. Sie ist eine wertvolle Partnerschaft, die zu Folgebuchungen, höheren Erfolgsraten bei Veranstaltungen und langfristiger Loyalität führt.

Doch angesichts der Herausforderungen, die sich sowohl für Eventplaner als auch für Hotels ergeben, ist es an der Zeit, neue und innovative Wege zu finden, um effektiver zusammenzuarbeiten. Hier sind neun kreative Ansätze, um eine stärkere, produktivere Beziehung zwischen Veranstaltungsplanern und Hotels aufzubauen.

1. Beschleunigen Sie den RFP-Prozess mithilfe von KI und Automatisierung

Zeit ist Geld, und Veranstaltungsplaner haben keine Zeit, tagelang (oder gar wochenlang) auf Antworten auf ihre Anfragen zu warten. Laut dem Cvent Planner Sourcing Report 2025 geben 80 % der Planer an, dass die ideale Zeit für die Beantwortung einer Angebotsanfrage durch ein Hotel oder einen Veranstaltungsort vier Tage oder weniger beträgt.

Nutzen Sie KI-gestützte Tools und Automatisierungssoftware, um schneller detailliertere Angebote zu unterbreiten und so die Chancen auf einen Zuschlag zu steigern. 

• Preisrechner helfen Planern, Kosten eigenständig und in Echtzeit zu vergleichen, ohne E-Mails hin und her zu schicken.

• KI-gesteuerte RFP-Tools entwerfen schnell und automatisch Antworten, basierend auf Daten vergangener Veranstaltungen. Das spart sowohl Hotels als auch Planern Zeit. 

• Chatbots und virtuelle Assistenten geben sofort Antworten auf häufige Fragen von Planern.

Warum das funktioniert: Schnellere Antworten zeugen von Zuverlässigkeit und Effizienz - zwei Eigenschaften, auf die Planer Wert legen.

2. Schaffen Sie exklusive Vorteile für Stammkunden

Loyalität beruht auf Gegenseitigkeit. Belohnen Sie Stammkunden mit besonderen Vorteilen, und Sie werden in Zukunft noch mehr Aufträge von ihnen erhalten. Statt allgemeiner Treueprogramme sollten Sie maßgeschneiderte Anreize für Planer schaffen, die auf deren Veranstaltungsvolumen und Vorlieben basieren.

Hier sind ein paar Ideen:

• Ermäßigte Zimmerpreise oder kostenfreie Upgrades für VIP-Teilnehmer

• Kostenlose Tagungsräume oder Vergünstigungen für zusätzliche Leistungen (z.B. AV-Ausstattung oder zusätzliche Kaffeepausen) für Planer, die mehrere Veranstaltungen buchen

• Feste Kundenbetreuer für Stammkunden, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten

Warum das funktioniert: Besondere Vorteile zeigen Planern, dass sie als Kunde geschätzt werden. Das führt langfristig zu stärkeren Geschäftsbeziehungen zwischen Hotels und Organisatoren.

3. Bieten Sie mehr Flexibilität mit anpassbaren Arrangements

Planer wollen keine starren Veranstaltungspakete mehr, die für alle Kunden gleich sind. Sie wollen mehr Einfluss auf Preise, Dienstleistungen und Zusatzoptionen.

Laut dem PULSE-Bericht haben 52 % der Planer regelmäßig Schwierigkeiten mit rigiden Verträgen. 23 % der Organisatoren geben an, dass Hotels und Veranstaltungsorte ihre Angebote am ehesten durch flexible Bedingungen verbessern können und 20 % halten vor allem flexible Termine für wichtig.

Bieten Sie anpassbare Veranstaltungspakete, um Planer zu locken, die maßgeschneiderte Lösungen für unterschiedliche Kundenbedürfnisse benötigen.

• Lassen Sie Planer diverse Leistungen (Verpflegung, A/V, Zimmerkontingente, Veranstaltungsräume) frei kombinieren. 

• Nutzen Sie modulare Preise, damit Planer ihre Leistungen je nach Budget nach oben oder unten anpassen können.

• Erstellen Sie saisonale oder branchenspezifische Veranstaltungspakete, die sich an verschiedene Segmente unter Planern richten.

Warum das funktioniert: Flexibilität macht es Planern leichter, Budgets zu rechtfertigen und kundenfreundliche Angebote zu erstellen, was die Wahrscheinlichkeit eines Zuschlags erhöht.

4. Stellen Sie ein Concierge-Team speziell für Eventplaner auf

Planer brauchen einen zuverlässigen Partner, der ihre besonderen Bedürfnisse versteht. Schaffen Sie ein Concierge-Team für Planer, das ein hohes Serviceniveau bietet und einen reibungslosen Ablauf der Veranstaltung gewährleisten kann.

• Weisen Sie einen einzigen festen Ansprechpartner zu, der mit dem Planer vom Vertragsabschluss bis zum Ende der Veranstaltung zusammenarbeitet.

• Richten Sie eine Hotline für Planer ein, die sie für dringende Fragen oder Änderungen in letzter Minute nutzen können. 

• Halten Sie im Vorfeld einer Veranstaltung ein detailliertes Planungstreffen, um die logistischen Einzelheiten zu klären und ein erfolgreiches Event zu garantieren.

Warum das funktioniert: Ein einziger fester Ansprechpartner hilft Planern, Missverständnisse und Logistikwirrwarr zu vermeiden und trägt so zu einem reibungsloseren Ablauf der Veranstaltung bei.

5. Nutzen Sie virtuelle Rundgänge und digitale Planungstools

Planer haben nicht immer die Zeit, Veranstaltungsorte persönlich zu besichtigen, bevor sie eine Entscheidung treffen. Fast die Hälfte der Organisatoren (49 %) nutzt verstärkt Technologien, um Diagramme und technische Daten von Veranstaltungsräumen zu prüfen.

Darüber hinaus geben 19 % der Planer an, dass Hotels und Veranstaltungsorte ihre Antworten auf Ausschreibungen am meisten verbessern könnten, indem sie Raumdiagramme integrieren. 17 % sagen, dass sie sich 3D- oder virtuelle Rundgänge wünschen.

Bieten Sie deshalb virtuelle Besichtigungen und digitale Planungstools an, um den Auswahlprozess zu beschleunigen und zu vereinfachen.

• Virtuelle 3D-Rundgänge erlauben es Planern, Veranstaltungsräume aus der Ferne zu erkunden.

• Augmented-Reality-Tools (AR) helfen Organisatoren, unterschiedliche Sitzanordnungen und Dekorationen zu visualisieren.

• Interaktive Grundrisse ermöglichen es Planern, mit verschiedenen Konzepten zu experimentieren, bevor sie sich festlegen.

Warum das funktioniert: Virtuelle Tools beschleunigen den Auswahlprozess für Veranstaltungsorte und erleichtern es Planern, ihren Kunden verschiedene Alternativen zu präsentieren, ohne dafür reisen zu müssen.

6. Stärken Sie Partnerschaften durch Nachhaltigkeit

Nachhaltigkeit ist nicht nur ein Trend. Planer suchen zunehmend nach umweltfreundlichen Veranstaltungsorten, die mit den ESG-Zielen (Environmental, Social, Governance) ihrer Kunden übereinstimmen. Das sagte uns ein Planer in unserer jüngsten PULSE-Umfrage unter Veranstaltungsexperten:

„Einigen Hotelmitarbeitern mangelt es an Fachwissen, was die Kommunikation erschwert. Es ist schwierig, mein Hotel vor Ort für Nachhaltigkeitsprojekte zu gewinnen.“

Seien Sie im Bereich Nachhaltigkeit proaktiv, um mehr Zuschläge zu bekommen: 

• Stellen Sie detaillierte Nachhaltigkeitsberichte zur Verfügung, welche die Umweltauswirkungen der Veranstaltung messen.

• Bieten Sie abfallfreie Catering-Optionen und Programme zum CO₂-Ausgleich für Veranstaltungen an.

• Heben Sie LEED-zertifizierte Veranstaltungsorte und Initiativen für grüne Energie hervor.

Warum das funktioniert: Planer stehen unter Druck, die eigenen Nachhaltigkeitsziele und die ihrer Kunden zu erfüllen. Hotels, die effektive und messbare Umweltschutzinitiativen umsetzen, sind hier klar im Vorteil.

7. Verbessern Sie die Kommunikation mit einem Planer-Hotel-Portal

Kommunikationspannen sind ein großer Schmerzpunkt für Planer. Nutzen Sie ein zentrales Portal für Planer und Hotels, um die Zusammenarbeit zu optimieren und unnötige E-Mails zu vermeiden.

• Bieten Sie Echtzeit-Updates zu allem, von Verträgen und Grundrissen bis hin zu Catering-Details.

• Ermöglichen Sie es Planern, an einem einzigen Ort Anfragen zu stellen, den Veranstaltungsstatus zu überprüfen und Präferenzen zu aktualisieren.

• Profitieren Sie von Eventmanagement-Plattformen wie Cvent für nahtlose Zusammenarbeit.

Warum das funktioniert: Ein gut organisiertes Portal reduziert Missverständnisse und macht Arbeitsabläufe transparenter. So können Planer und Hotelteams stets an einem Strang ziehen.

8. Werden Sie Mitveranstalter von Branchenevents und -Gesprächsrunden

Positionieren Sie sich als Vordenker in der Veranstaltungsbranche und bauen Sie dadurch engere Beziehungen zu Planern auf. Die regelmäßige Organisation von Networking-Veranstaltungen, Diskussionsrunden oder Bildungsworkshops kann ein Hotel zu einer Anlaufstelle für Planer machen.

• Organisieren Sie exklusive Networking-Veranstaltungen für Planer.

• Bauen Sie Partnerschaften mit Event-Agenturen auf, um Webinare oder Seminare zu aktuellen Branchentrends zu veranstalten.

• Laden Sie Planer zu exklusiven FAM-Reisen ein, um Ihre neuen Veranstaltungsräume und -möglichkeiten vorzustellen.

Warum das funktioniert: Diese Veranstaltungen stärken Ihre Geschäftsbeziehungen, erhöhen die Glaubwürdigkeit und Bekanntheit Ihrer Marke und sorgen für einen direkteren Kontakt zwischen Organisatoren und Ihrem Hotel.

9. Vertiefen Sie die Personalisierung für Planer und deren Kunden 

Planer wünschen sich bei der Zusammenarbeit mit Hotels individuellen Service. Bieten Sie maßgeschneiderte Konzepte, besondere Angebote und einzigartige Erlebnisse, um stärkere Partnerschaften aufzubauen.

• Passen Sie den Buchungsprozess an bekannte Vorlieben der einzelnen Planer an.

• Bieten Sie exklusive Besichtigungstermine an, einschließlich privater Verkostungen und VIP-Unterkünfte.

• Teilen Sie nach der Veranstaltung eine Zusammenfassung sowie Verbesserungsvorschläge für die Zukunft. 

Warum das funktioniert: Wenn sich Planer als geschätzte Partner fühlen und nicht nur als Kunden, buchen sie mit größerer Wahrscheinlichkeit wieder und wieder.

Setzen Sie diese Strategien noch heute um, um Ihre Partnerschaften mit Veranstaltungsplanern auf ein neues Niveau zu bringen

Eine starke Beziehung zwischen Eventplanern und Hotels basiert auf Vertrauen, Effizienz und Innovation. Setzen Sie auf schnellere Prozesse, größere Flexibilität, mehr Nachhaltigkeit und Personalisierung, um echte Partner und nicht nur Dienstleister zu werden. Laden Sie jetzt den aktuellen Pulse-Bericht herunter, um noch mehr über dieses Thema zu erfahren.