Trotz knapperer Budgets und anhaltendem Personalmangel ist die Stimmung im Gastgewerbe und in der Veranstaltungsbranche zuversichtlich. 

Europaweit sehen 90 % der Planer die Zukunft der Branche positiv, und es ist klar, warum. Dank neuer Technologien, veränderter Erwartungen der Teilnehmer und einer sich wandelnden Branchendynamik haben Führungskräfte im Gastgewerbe mehr Möglichkeiten - aber auch Herausforderungen - als je zuvor.

Heute müssen Planungsteams stets Neues probieren, umdenken und sich anpassen. Denn der Schlüssel zum Erfolg liegt darin, den Trends im Event- und Gastgewerbe immer einen Schritt voraus zu sein. Von Hyperpersonalisierung und KI-gesteuerter Produktivität bis hin zur wachsenden Bedeutung des Return on Relationships (ROR - dem Wert starker Geschäfts- und Kundenbeziehungen) - 2025 brauchen Sie neue Strategien, um voranzukommen. 

In diesem Beitrag gehen wir auf die wichtigsten Trends ein, die das Gastgewerbe und die Veranstaltungsbranche im Jahr 2025 prägen werden, und was sie für Sie bedeuten. 

1. Skalierte Personalisierung steht im Mittelpunkt 

Personalisierung ist schon lange nicht mehr optional - Kunden setzen sie voraus. Gäste, Planer und Veranstaltungsteilnehmer erwarten Erlebnisse, die komplett auf ihre Vorlieben zugeschnitten sind. 

Denken Sie daran, wie Netflix Ihnen Sendungen empfiehlt, die auf Ihren Fernsehgewohnheiten basieren, oder wie Spotify Wiedergabelisten zusammenstellt, die zu Ihren Hörvorlieben passen. Stellen Sie sich nun vor, dies effizient für tausende Kunden und Nutzer zu tun - eine echte Herausforderung!

Im Folgenden finden Sie drei Möglichkeiten, wie Sie Veranstaltungsplanern ein personalisiertes Service-Erlebnis bieten können: 

Personalisieren Sie Ihre Antworten auf Angebotsanfragen

Nutzen Sie KI-gestützte Tools, um auf RFPs von Planern zu antworten. Auf diese Weise können Sie Ihre Angebote schnell und einfach auf die spezifischen Bedürfnisse Ihrer Kunden abstimmen. Zeigen Sie, dass Sie deren Anforderungen verstehen, und bieten Sie maßgeschneiderte Lösungen an, die ihre Vorstellungen von der Veranstaltung widerspiegeln.

Erarbeiten Sie einzigartige Konzepte

Wenn Sie die Anforderungen der Planer verstehen und Ihre eigenen Veranstaltungsräume kennen wie Ihre Westentasche, können Sie perfekt abgestimmte Arrangements anbieten, die das Gästeerlebnis vor Ort verbessern. Nutzen Sie hierfür Tools wie virtuelle 3D-Rundgänge, um sicherzustellen, dass die Räumlichkeiten und Einrichtungen mit den Erwartungen und Bedürfnissen der Teilnehmer übereinstimmen.

Teilen Sie Ihre Ortskenntnisse und lokale Empfehlungen

Sie kennen Ihr Reiseziel am besten. Bieten Sie personalisierte Empfehlungen für Restaurants, Aktivitäten und Unterhaltungsangebote an, die den Vorlieben der Gäste, Planer oder Teilnehmer entsprechen. 

Wenn Sie ein Kongress- und Fremdenverkehrsamt (Convention and Visitor Bureau, CVB) sind, unterstützen Sie Ihre Kunden bei der Personalisierung ihrer Reisepläne, damit das Freizeitangebot auf den Veranstaltungsablauf abgestimmt ist.

2. KI schlägt Brücken für produktivere Partnerschaften 

KI hat schon wesentlich mehr drauf als nur Chatbots betreiben. Heute kann sie schon wichtige umsatzfördernde Aufgaben übernehmen. Marktführende Hotels und Veranstaltungsorte haben das verstanden und setzen verstärkt auf diese Technologie. Tun Sie es ihnen nach und gehen Sie 2025 folgende Punkte an:

Personalisieren Sie Ihre Gästeerlebnisse

Ihre Gästedaten sind eine wahre Schatzkiste an Informationen. Aber die manuelle Auswertung dieser Daten ist zeitaufwendig. Nutzen Sie stattdessen KI, um Gästedaten zu analysieren und Kundenerfahrungen von der Buchung bis zum Check-out zu individualisieren. So schaffen Sie unvergessliche Momente und stärken die Kundenbindung. 

Verbessern Sie Ihren Kundenservice

Der Tag scheint nie genug Stunden zu haben. Reduzieren Sie Ihr Arbeitspensum, indem Sie Routineanfragen oder unkomplizierte RFPs an KI-Chatbots weitergeben. Nutzen Sie die so gewonnene Zeit, um sich auf komplexere Aufgaben oder den direkten Kundenkontakt zu konzentrieren. 

Stärken Sie die Partnerschaften mit Planern

Kommunikation ist lebenswichtig. Wie wäre es also, wenn Sie sie aufwerten würden? Anstelle des endlosen Hin und Her per E-Mail können Sie kollaborative Tools wie Cvent Event Diagramming nutzen, um die Aufgabe der Raumplanung mit Organisatoren zu teilen und besser zu koordinieren. 

Erstellen Sie personalisierte Angebote

Verwenden Sie einen KI-Schreibassistenten, um personalisierte, markenkonforme Nachrichten zu erstellen, die Planer dazu bewegen, sich Ihren Betrieb näher anzusehen.

Priorisieren Sie eingehende Anfragen

Nutzen Sie RFP-Management-Software, um RFP-Daten zu erfassen und die lukrativsten Anfragen für Ihren Betrieb zu priorisieren.

Verwalten Sie Zimmerkontingente und Tagungsräume effektiv

Nutzen Sie KI-gestützte Tools, um Daten zu erfassen und Erkenntnisse über nachfrageschwache Zeiträume, Preisanpassungen und Upselling zu gewinnen.

Optimieren Sie Ihren Umsatz

Verwenden Sie KI-Tools, die die Entwicklungen am Markt und das Verhalten Ihrer Mitbewerber berücksichtigen, um Ihre Preisgestaltung anzupassen.

Verbessern Sie Ihre Geschäftsprognosen

Mit KI können Sie die Nachfrage besser vorhersagen. Dies hilft besonders bei der Verwaltung Ihres Zimmerinventars und beim Management Ihrer Geschäftsressourcen.

3. Datenaktivierung bleibt weiterhin eine Herausforderung

Dank STR-Berichten, Pace-Berichten und täglichen Geschäftsübersichten sowie modernen Marketing- und Reservierungssystemen verfügen Sie über mehr Daten als je zuvor. Doch die Umwandlung dieser Daten in verwertbare Erkenntnisse bleibt eine Herausforderung. Die größten Hürden? Nicht miteinander integrierte Systeme, veraltete Technologie und manuelle Prozesse.

Um reibungslose, eindrucksvolle Erlebnisse in Ihrem Veranstaltungsort zu schaffen, müssen Sie diese Daten effektiv nutzen können. Wenn Sie beispielsweise Informationen zu Zimmerbuchungen mit Event-Registrierungen abgleichen, sorgt das für einen reibungslosen Ablauf für Eventteilnehmer.

Hier sind einige Wege, um Ihre Daten zu nutzen:

1. Verwenden Sie Erkenntnisse aus Ihren Datensätzen, um die Branche als Ganzes sowie die vertikalen Märkte zu verstehen, die Ihr Hotel buchen.

2. Nutzen Sie Tools wie CSN Business Intelligence, um die Geschäftsergebnisse zu messen, Trends zu erkennen und Schlüsselkennzahlen zu kontrollieren.

3. Verwenden Sie ein Tool, das sich leicht mit Ihren anderen Technologien integrieren lässt, damit Sie nicht manuell Daten aus verschiedenen Quellen verarbeiten müssen.

Weitere Tipps finden Sie in unserem Leitfaden zur Datennutzung für Hotels.

4. Return on Relationships (ROR) wird der Schlüssel zum Erfolg 

Das Gastgewerbe ist seit jeher eine beziehungsorientierte Branche. Ein Planer oder Firmenkunde, der Ihrem Veranstaltungsort vertraut und mit dem Service zufrieden ist, wird immer wieder kommen. Das bringt Ihnen auch lange nach der ersten gemeinsamen Veranstaltung weiterhin Umsatz. 2025 wird sich der Fokus verstärkt weg von einmaligen Transaktionen hin zu langfristigen Geschäftsbeziehungen verlagern. 

Laut unserem internationalen Planner Sourcing Report 2025 ist für 24 % der Planer in Nordamerika, 24 % in Europa und 30 % im asiatisch-pazifischen Raum der Wiederaufbau von Beziehungen zu Hotelpartnern und Veranstaltungsorten oberste Priorität. Laut der DACH-Ausgabe des Berichts spielen Beziehungen besonders in dieser Region auch beim Versenden von RFPs eine Rolle.

Hier sind einige Möglichkeiten, Ihren ROR zu steigern:

1. Investieren Sie in Kollaboration: Nutzen Sie Technologien wie Cvent Event Diagramming, um die Zusammenarbeit zu vereinfachen.

2. Schicken Sie schneller Angebote und Antworten: Nutzen Sie künstliche Intelligenz, um zügig auf RFPs zu reagieren, ohne die Qualität zu beeinträchtigen.

3. Sorgen Sie für geregelte Kommunikation: Kommunizieren Sie stets zuverlässig und seien Sie dabei immer transparent. Schicken Sie regelmäßige Rückmeldungen, teilen Sie Updates zu neuen Angeboten und antworten Sie prompt auf Anfragen. 

Wussten Sie, dass 83 % der Planer angeben, dass die ideale Antwortzeit eines Hotels oder Veranstaltungsortes auf RFPs vier Tage oder weniger beträgt?

5. Field-Marketing-Events treiben das Gruppengeschäft voran

Große Branchenmessen sind nicht am Verschwinden, aber kleine, persönliche Veranstaltungen werden immer wichtiger. Laut der Forrester-Umfrage „Q1 2024 State of B2B Events Survey“ gaben 58 % der Befragten an, dass ihre Unternehmen in den nächsten 12 Monaten mehr kleine persönliche Präsenzveranstaltungen (mit weniger als 200 Teilnehmern) durchführen wollen.

Aus folgenden Gründen sind kleinere Feld-Marketing-Veranstaltungen so erfolgreich:

1. Kostenwirksamkeit und ROI: Angesichts der wirtschaftlichen Ungewissheit, die nach wie vor die Budgets der Unternehmen beeinflusst, bieten kleinere Veranstaltungen mit viel persönlichem Kundenkontakt und -austausch einen höheren Wert pro Teilnehmer.

2. Personalisierung und intensivere Interaktionen: Veranstaltungsplaner bevorzugen hochwertige Begegnungen anstelle von Massenveranstaltungen. Das macht kleine Meetings sowohl für Unternehmen als auch für Veranstaltungsorte zu einer attraktiven Option. 

3. Mehr hybride und dezentrale Arbeitsstrukturen: Da immer mehr Unternehmen auf hybride und dezentrale Arbeitsmodelle setzen, ist der Bedarf an regionalen Treffen für kleine Gruppen gestiegen. Anstatt das gesamte Unternehmen bei einer einzigen jährlichen Veranstaltung zu versammeln, organisieren Firmen nun beispielsweise Klausurtagungen für Führungskräfte, Teambuilding-Events und Sales Kick-offs an verschiedenen Orten.

4. Flexibilität und Schnelligkeit: Im Gegensatz zu großen Konferenzen, deren Planung Monate (oder Jahre) in Anspruch nimmt, sind kleine Meetings schnell organisiert. Das erlaubt es Unternehmen, schneller auf Marktveränderungen, geschäftliche Prioritäten und neue Chancen zu reagieren.

Wie können Sie als Veranstaltungsort diesen neuen Trend nun aufgreifen? Die Antwort liegt darin, den Buchungsprozess so einfach wie möglich zu gestalten.

84 % der Planer gaben an, dass sie einen Veranstaltungsort eher für ihr einfaches Meeting auswählen würden, wenn sie ihn direkt online buchen können - ganz ohne RFP. 

Nutzen Sie Tools wie Cvent Instant Book, um den Buchungsprozess für Veranstaltungsräume zu vereinfachen, indem Sie z.B. die konventionelle RFP-Phase überspringen.

6. Einzigartige Veranstaltungsorte und Destinationen sind nach wie vor gefragt

Die Planer von heute buchen nicht einfach nur Räume, sondern schmieden unvergessliche Erlebnisse, ohne dafür ihr Budget zu sprengen. 45 % der europäischen Planer entscheiden sich deshalb für einzigartige Veranstaltungsorte. Dieser Trend war auch schon im Vorjahr bemerkbar, als fast die Hälfte der Planer nach alternativen Orten für ihre Events suchte. 

Für 42 % der Planer hängt diese Wahl mit den Kosten zusammen, während 35 % Ästhetik und Ambiente und 32 % das Teilnehmererlebnis als Grund nennen.

Unabhängig davon, ob Sie einen traditionellen oder ausgefallenen Veranstaltungsort betreiben, haben Sie unter anderem folgende Möglichkeiten, von diesem Trend zu profitieren:

1. Wenn Ihr Veranstaltungsort eher unkonventionell ist: Heben Sie Ihre Kompetenzen und Besonderheiten im Cvent Supplier Network hervor.

2. Wenn Ihr Veranstaltungsort traditionell ist: Nutzen Sie Cvents virtuelle 3D-Tour-Technologie, um Ihre Räumlichkeiten für Planer fotorealistisch umzugestalten und zu personalisieren.

3. Für beide: Treten Sie dem Cvent Vendor Marketplace, powered by Resposite, bei, um Ihre Dienstleistungen und einzigartigen Angebote zu präsentieren.

7. Technologie unterstützt die optimale Umsetzung von Barrierefreiheit

Bei Barrierefreiheit geht es schon lange nicht mehr nur um die Einhaltung von Vorschriften. Richtig umgesetzt bringt sie auch einen Wettbewerbsvorteil, weil damit alle Teilnehmer besser eingebunden werden und Ihr Veranstaltungsort seine Reichweite steigern kann. Nach Angaben der Weltgesundheitsorganisation sind 1,3 Milliarden Menschen (etwa 16 % der Weltbevölkerung) von einer erheblichen Behinderung betroffen. 

Veranstaltungsorte, die beim Thema Barrierefreiheit neue Maßstäbe setzen, ziehen ein breiteres Publikum an und gewinnen Firmenkunden, die Wert auf integrative Veranstaltungen legen. Hier erfahren Sie, wie Technologie Ihnen bei der Planung und Durchführung barrierefreier Veranstaltungen hilft:

1. Verwalten Sie Zimmerkontingente effektiv: Verwenden Sie ein Tool wie Cvent Passkey, um den Buchungsprozess für Hotelzimmer zu automatisieren. So können Teilnehmer bei Bedarf barrierefreie Zimmer auswählen, während Sie den Überblick über Check-ins und individuelle Bedürfnisse behalten. 

2. Bieten Sie barrierefreies Veranstaltungsdesign: Verwenden Sie Tools zur Erstellung von digitalen Saalplänen, um barrierefreie Konzepte zu erstellen. 

3. Machen Sie Informationen zur Barrierefreiheit einfach zugänglich: Nutzen Sie Ihre Website und das CSN, um nützliche Informationen rund um die Barrierefreiheit zu präsentieren. 

4. Stellen Sie kostenlos zusätzliche Ressourcen zur Verfügung: Bieten Sie z. B. Rampen und Stufen zu den Bühnen, höhenverstellbare Rednerpulte und Beschilderung in Blindenschrift an. 

„Veranstaltungsorte werden 2025 einen weiteren Schritt auf ihrem Weg zur Nachhaltigkeit machen, wenn sie beginnen, Fünfjahrespläne umzusetzen, die Klimaneutralität zum Ziel haben. Auch ESG wird vermehrt zum Schwerpunkt. Mehr Hotels und Veranstaltungsorte werden ruhige Räume einrichten, um die Inklusion zu fördern. Dies wird zum Beispiel zu mehr Streaming-Bühnen führen, sodass sich Teilnehmer von der grellen Beleuchtung und der Intensität der Hauptbühne zurückziehen können, um die Inhalte in der relativen Ruhe eines speziell konzipierten Raums zu verfolgen.“

Sarah Dietrich, Business Development Manager, Warwick Conferences

8. Hotels und Veranstaltungsorte setzen auf intelligentere Tools für Datenschutz 

Angesichts zunehmender Cyber-Risiken und sich ändernder Vorschriften verstärken Hotels und Veranstaltungsorte ihre Strategien zur Datensicherheit. Zum Beispiel:

• Bessere Verschlüsselung und KI-gesteuerte Betrugserkennung sind inzwischen Standard.

• Der Schutz der Daten von Planern und Teilnehmern ist mittlerweile ein entscheidender Faktor bei der Auftragsvergabe.

• Einrichtungen, die proaktive Datenschutzmaßnahmen vorweisen können, genießen mehr Vertrauen bei Planern und Gästen.

Hier erfahren Sie, wie Sie Datenschutz im Jahr 2025 priorisieren können:

1. Seien Sie transparent: Informieren Sie Gäste, Teilnehmer und Veranstaltungsplaner darüber, wie Ihr Hotel oder Veranstaltungsort ihre Daten schützt. Binden Sie eine Datenschutzrichtlinie oder einen Datenschutzhinweis in den Buchungsprozess ein. 

2. Seien Sie zugänglich: Bieten Sie klare Kontaktstellen für Fragen zum Thema Datenschutz an. 

„Wir nehmen den Datenschutz unserer Gäste sehr ernst... Die PCI-Konformität (Payment Card Industry) von Passkey, die sicherstellt, dass die Daten unserer Gäste geschützt sind und dass alles, was durchkommt, verschlüsselt ist, ist so wichtig - und wir wissen, dass wir unsere Gäste durch die Reservierungen, die über Passkey eingehen, schützen.“ - Lindsay Carroll, stellvertretende Revenue Managerin, La Cantera Resort & Spa

2025 geht es um intelligentere, effektivere Gastfreundschaft

Bei den Trends, die das Jahr 2025 prägen, geht es nicht nur um neue Technologien oder ausgefallene Erlebnisse - es geht darum, den Umsatz zu steigern, die Betriebsabläufe zu optimieren und einen langfristigen Mehrwert für Gäste und Planer zu schaffen. Hier ist eine Zusammenfassung der wichtigsten Punkte:

1. Technologie ist inzwischen eine Notwendigkeit: Hotels und Veranstaltungsorte, die KI, datengestützte Erkenntnisse und Automatisierung in ihre Abläufe integrieren, werden ihre Mitbewerber in puncto Effizienz, Umsatzsteigerung und Gästezufriedenheit übertreffen.

2. Planer und Veranstaltungsfachleute haben höhere Ansprüche: Sie buchen nicht einfach nur Räume, sondern schaffen eindrucksvolle, tiefgreifende Erlebnisse. Einrichtungen, die flexible Veranstaltungsorte, einzigartige Ziele und außergewöhnlichen Service bieten, werden mehr Zuschläge erhalten.

3. Nachhaltigkeit und Barrierefreiheit sind selbstverständlich: Sie sind wichtige Unterscheidungsmerkmale, die sich auf Buchungen, Partnerschaften mit Unternehmen und den Ruf der Marke auswirken.

4. Direkte, personalisierte Ansprache ist die Zukunft: Ob durch Marketing-Events vor Ort oder Erfahrungen, die die Kundenbindung stärken sollen - Unternehmen im Gastgewerbe, die Beziehungen über Transaktionen stellen, werden aufblühen.

Dies war nur eine kurze Übersicht. Tiefergehende Einblicke in die aktuellen Trends im Event- und Gastgewerbe finden Sie in unserem E-Book Meetings- und Event-Trends 2025: Die wichtigsten branchenprägenden Trends - jetzt gleich herunterladen!