Im Jahr 2025 werden sich Meetings und Events ganz um Personalisierung, intelligentere Technologie und einen verstärkten Fokus auf Barrierefreiheit und Datenschutz drehen.
Die letzten Jahre waren von knapperen Budgets und steigenden Kosten gekennzeichnet und daran dürfte sich auch 2025 nichts ändern. Die gute Nachricht ist jedoch, dass wir mit einer Reihe innovativer Tools in das neue Jahr starten, mit denen wir die wichtigsten Herausforderungen direkt angehen können.
Lesen Sie weiter und entdecken Sie die neun wichtigsten Trends für Meetings und Events im Jahr 2025 – und wie sie sich auf Ihre Strategien im kommenden Jahr auswirken werden.
- Trend #1: Personalisierung im großen Stil
- Trend #2: KI fördert Produktivität und Zusammenarbeit
- Trend #3: Datenaktivierung bleibt eine Herausforderung
- Trend #4: Return on Relationships (ROR) wird eine wichtige Kennzahl sein
- Trend #5: Field-Marketing-Events fördern das Geschäftswachstum
- Trend #6: Event-Inhalte fördern Marketingkampagnen das ganze Jahr über
- Trend #7: Einzigartige Veranstaltungsorte und Destinationen sind nach wie vor sehr beliebt
- Trend #8: Technologie unterstützt Best Practices für Barrierefreiheit
- Trend #9: Hotels und Veranstaltungsorte führen intelligentere Datenschutz-Tools ein
- 2025 wird ein Jahr der Innovation
1. Personalisierung im großen Stil
Personalisierung ist mittlerweile allgegenwärtig. Denken Sie nur an die Empfehlungen von Netflix, die auf dem basieren, was Sie sich angesehen haben, an die Produktvorschläge von Amazon, die anhand Ihrer Einkäufe und Ihres Suchverlaufs erstellt werden, oder an die Spotify-Wrapped-Playlisten, auf die sich viele von uns am Ende jeden Jahres freuen.
Diese Beispiele für Personalisierung sind wie maßgeschneiderte Erlebnisse, die das Engagement und die Markenaffinität potenziell erhöhen.
Das gilt auch für Events. Bei der Vielzahl potenzieller Events, die zur Auswahl stehen, werden die Teilnehmer maßgeschneiderte Erlebnisse bevorzugen, die das Gesamterlebnis der Veranstaltung verbessern.
Wie gestaltet sich die Personalisierung von Events?
Personalisierte Event-Erlebnisse anzubieten, mag einfacher klingen als es ist. Glücklicherweise kann KI Ihnen dabei helfen, einen Grad an Personalisierung zu erreichen, der manuell nicht möglich wäre.
Hier einige Beispiele:
- Networking-Empfehlungen: KI-gesteuertes Matchmaking kann Ihnen dabei helfen, Teilnehmer mit ähnlichen Interessen oder Zielen miteinander zu verbinden, damit sie stärker vom Networking profitieren.
- Session-Empfehlungen: Maßgeschneiderte Inhalte sind ein wichtiger Bestandteil des Event-Erlebnisses. Erleichtern Sie den Teilnehmern die Zusammenstellung ihrer Agenden, indem Sie ihnen auf der Grundlage ihres bisherigen Verhaltens, ihres Engagements und anderer Touchpoints bestimmte Sessions empfehlen.
- Personalisierte Event-Zusammenfassungen: 57 % der Teilnehmer geben an, dass sie zusammenfassende Informationen zu den Aktivitäten wünschen, an denen sie teilgenommen haben. Nutzen Sie also Ihre Event-App, um ihnen eine Zusammenfassung der zentralen Momente und Erkenntnisse zu bieten.
Die Personalisierung umfasst auch andere Faktoren, wie z. B. die Art und Weise, wie Sie vor, während und nach Ihrem Event mit den Teilnehmern kommunizieren. Passen Sie Ihre E-Mails, Website-Inhalte und In-App-Benachrichtigungen an, um das Teilnehmererlebnis weiter zu verbessern.
💡Top-Tipp: Durch das Sammeln und Analysieren von Teilnehmerdaten können Sie diese personalisierten Erlebnisse optimieren und sicherstellen, dass sie den Bedürfnissen und Vorlieben Ihres Publikums entsprechen.
Wie können Hotels und Veranstaltungsorte die Personalisierung unterstützen?
Da die Teilnehmer personalisierte Erlebnisse wünschen, suchen Eventplaner nach personalisierten Dienstleistungen, um diese Erwartungen zu erfüllen. Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, geht nichts über Partnerschaften. So können beispielsweise die Personalisierung Ihrer Antworten auf Angebotsanfragen und das Teilen Ihrer lokalen Insidertipps einen großen Unterschied machen.
💡 Top-Tipp: Durch die enge Zusammenarbeit mit Eventplanungsteams können Sie einzigartige, personalisierte Momente schaffen, durch die Events zu etwas ganz Besonderem werden.
2. KI fördert Produktivität und Zusammenarbeit
Im Jahr 2023 erlebte die Welt eine explosionsartige Zunahme generativer KI-Tools, die 2024 immer stärker angenommen wurden. Die neueste ICE-Benchmarking-Umfrage zeigt, dass 41 % der Eventplaner derzeit KI für die Erstellung von Inhalten, die Logistik und die Datenanalyse einsetzen, während KI laut dem Global Meetings & Events Forecast 2025 von Amex GBT an der Spitze der Liste der Technologien steht, die Meeting- und Eventplaner künftig einsetzen wollen.
Während Tools wie ChatGPT in vielen Unternehmen mittlerweile zum Standard gehören, werden 2025 neue Anwendungen für generative KI, linguistische Sprachverarbeitung (NLP) und andere Formen der KI zur Förderung von Produktivität und Zusammenarbeit zum Einsatz kommen.
Hier einige Beispiele dafür, wie KI Ihnen im Jahr 2025 helfen kann:
- Venue Sourcing: Venue-Sourcing-Plattformen können Ihnen viel Zeit bei der Suche nach der richtigen Location für Ihr Event sparen. Das Cvent Supplier Network nutzt beispielsweise NLP, um Ihnen bei der Suche nach den besten Optionen zu helfen.
- Analyse der Event-Performance: Ein großer Vorteil von KI ist ihre Fähigkeit, riesige Datenmengen zu analysieren. Tools wie Ajelix können Ihnen beispielsweise dabei helfen, Daten nach dem Event zu sichten und Verbesserungsvorschläge zu unterbreiten.
- Durchführung von Stimmungsanalysen: So können Sie Reaktionen in Echtzeit messen und Sessions oder Erlebnisse unverzüglich anpassen. Tools wie Zenus.ai nutzen die Gesichtsanalyse zur Ermittlung der Art der Interaktion Ihrer Zielgruppe mit Ihrem Event. Nach dem Event können Sie ermitteln, welche Elemente am meisten Anklang gefunden haben.
💡Mehr dazu: Weitere KI-Tipps finden Sie in unserem Handbuch zum Einsatz von KI für Events
3. Datenaktivierung bleibt eine Herausforderung
Jede erfolgreiche Strategie basiert auf den richtigen Daten und Erkenntnissen. Aber gibt es so etwas wie zu viele Daten?
Da Events immer mehr digitale Touchpoints bieten, können wir mehr Daten als je zuvor erfassen, was jedoch manchmal ein zweischneidiges Schwert sein kann. Viele von uns sehen sich mit einer Datenflut konfrontiert, aus der es Daten in aussagekräftige Daten-Insights umzuwandeln gilt.
Wenn Ihnen das bekannt vorkommt, sind Sie nicht allein. Laut einer Umfrage von B2B Marketing und Cvent aus dem Jahr 2024 verlassen sich 45 % der Befragten immer noch auf manuelle Prozesse, um Lead-Informationen in ihre CRM-Systeme einzugeben.
In einer anderen Untersuchung nannten 20 % der Marketingleiter manuelle Prozesse und unterschiedliche Systeme als Herausforderung.
Das Fehlen einer strukturierten Methode zur Integration von Leads und Daten erschwert die Gewinnung von Erkenntnissen aus Ihren Events. Daten sind entscheidend, um fundierte Entscheidungen treffen zu können. Wichtig ist jedoch, die richtigen Daten zu erfassen und eine einzige zuverlässige Datenquelle zu haben.
Tipps, wie Sie Ihre Daten optimal nutzen können
- Für Event-Profis: Beginnen Sie mit der Festlegung der richtigen Kennzahlen für Ihre Veranstaltung und nutzen Sie Event-Technologie, um Ihre Daten zu erfassen und zu konsolidieren, damit Sie einen umfassenderen Überblick über Ihr Eventprogramm erhalten. Die Integration Ihrer Event-Technologie in Ihren Martech-Stack wird diese Bemühungen erheblich unterstützen.
- Für Profis im Gastgewerbe: Tools wie CSN Business Intelligence helfen Ihnen, die Performance zu messen, zentrale Trends zu erkennen und wichtige Kennzahlen wie Angebotsrate und Reaktionszeit zu überwachen.
4. Return on Relationships (ROR) wird eine wichtige Kennzahl sein
Mehr als jede andere Branche baut die Meeting- und Eventbranche auf Beziehungen auf. Events bieten eine einzigartige Gelegenheit, Kontakte zu knüpfen und loyale Communitys zu schaffen, während die Zusammenarbeit zwischen Eventprofis, Hotels und Locations, CVBs und Anbietern der Motor ist, der die Branche am Laufen hält.
Im Jahr 2025 wird die Messung der Stärke dieser Beziehungen – der Return on Relationships (ROR) – ein weiterer wichtiger Erfolgsindikator sein.
Was ist der Return on Relationships (ROR)?
Der Return on Relationships (ROR) konzentriert sich auf den Wert, der durch den Aufbau und die Pflege von Beziehungen zu Ihrer Zielgruppe entsteht. Events sind ein wirkungsvoller Kanal, um Markenbekanntheit und -loyalität aufzubauen – tatsächlich vertrauen 77 % der Menschen Marken nach persönlichen Interaktionen bei Präsenzveranstaltungen mehr.
Die Qualität und Stärke der Beziehungen, die Sie zu den Teilnehmern aufbauen, sind also der Schlüssel zur Steigerung von Zufriedenheit, Loyalität und letztlich des ROI.
So messen Sie den ROR für Ihre Events
Die Bewertung des Engagements ist eine effektive Methode zur Messung des ROR, da das Maß des Teilnehmer-Engagements während und nach Ihren Events ein starker Indikator dafür ist, wie gut Ihre Events die Beziehungen zu Ihren Teilnehmern fördern und aufbauen.
Dafür gibt es hervorragende Tools zur Bewertung des Engagements. Für jede potenzielle Aktion, die ein Teilnehmer basierend auf seinen Interaktionen mit Ihren Events ausführen kann, können Sie beispielsweise Punkte vergeben.
Durch die Analyse dieser Bewertungen können Sie geeignete nächste Schritte festlegen, um mit Ihren Teilnehmern in Kontakt zu bleiben, z. B. durch Einladungen zu künftigen Events oder durch die gemeinsame Nutzung kuratierter Inhalte nach der Veranstaltung.
Stärkung der Beziehungen zwischen Event- und Hospitality-Experten
Der Return on Relationships bezieht außerdem die wichtigen Beziehungen zwischen Event-Teams, Locations, Hotels und Lieferanten mit ein.
Die Ergebnisse unserer Planner Sourcing Reports für 2025 zeigen, dass der Ausbau von Beziehungen für Eventplaner zu einer der obersten Prioritäten wird. 24 % der Planer in Nordamerika, 24 % in Europa und 30 % im asiatisch-pazifischen Raum gehen davon aus, dass der Ausbau von Beziehungen im kommenden Jahr ihre Prioritäten bei der Eventplanung maßgeblich beeinflussen wird.
💡Top-Tipp: Da viele neue Experten ihren Weg in die Branche finden, ist es unerlässlich, diese internen Beziehungen zu stärken und Vertrauen zu fördern. Eine klare Kommunikation und der Einsatz von kollaborativer Event-Technologie können Lücken schließen und stärkere Partnerschaften fördern.
5. Field-Marketing-Events fördern das Geschäftswachstum
Fest steht: Field-Marketing-Events werden immer wichtiger. Gartners „2024 Magic Quadrant for Event Technology Platforms identifiziert das Wachstum kleinerer, regionaler Events als einen wichtigen, marktprägenden Trend, wobei eine von Forrester Consulting im Auftrag von Cvent durchgeführte Studie ergab, dass 75 % der Befragten angaben, ihre kleinen Präsenzveranstaltungen hauptsächlich vor Ort durchführen zu wollen.
Was sind Field Marketing Events?
Der Begriff Field Marketing Event kann vieles umfassen. In diesem Zusammenhang beziehen wir uns auf kleinere, oft regionale Veranstaltungen, die von lokalen Field Teams durchgeführt werden. Zu diesen Veranstaltungen können VIP-Treffen, Roundtables, Abendessen und andere Aktivitäten gehören, die darauf abzielen, direkt mit potenziellen Kunden und Kunden vor Ort in Kontakt zu treten. Ziel ist es, personalisierte und wirkungsvolle Erlebnisse zu schaffen, die eine tiefere Verbindung mit Ihrer Marke auf lokaler Ebene herstellen.
Anpassung an die Zunahme einfacher Meetings
Mehr als ein Viertel (27 %) der Planer in Nordamerika prognostizieren für 2025 eine Zunahme kleiner, einfacher Meetings. Field Teams profitieren davon, dass sie durch Field Events Beziehungen zu lokalen Zielgruppen aufbauen können, wodurch diese Events noch effektiver werden.
Aber nur weil sie kleiner sind, heißt das nicht, dass sie einfacher zu organisieren sind. Mit der steigenden Nachfrage nach diesen Events wächst auch die Komplexität, sie zu skalieren und gleichzeitig die Markenstandards einzuhalten.
Event-Technologie kann Ihnen dabei helfen, diese Events effizienter zu skalieren. Die richtige Event-Software sollte Funktionen bieten wie:
- Vorlagendesign mit eigenem Branding für Websites und E-Mails
- Tools zur Segmentierung von Einladungen, um die Reichweite zu personalisieren
- Echtzeit-Berichterstellungstools für zentrale Erkenntnisse
💡Top-Tipp: Planer wünschen sich unkomplizierte Möglichkeiten, Tagungsräume für einfache Meetings zu buchen. Für Hotels und Veranstaltungsorte bedeutet dies, dass sie das Buchungserlebnis vereinfachen müssen. Mithilfe von Tools wie Cvent Instant Book für Sofortbuchungen können Hotels und Veranstaltungsorte Planern die Möglichkeit geben, Event-Räume online zu buchen und so das traditionelle Ausschreibungsverfahren zu umgehen.
6. Event-Inhalte fördern Marketingkampagnen das ganze Jahr über
Event- und Content-Strategien waren nie verknüpfter. Neben Networking-Möglichkeiten erwarten die Teilnehmer relevante, maßgeschneiderte Inhalte von Ihren Events. Darüber hinaus generieren Events zahlreiche wertvolle Inhalte, die zur Unterstützung Ihrer Marketingkampagnen im gesamten Jahr wiederverwendet werden können.
Stellen Sie einzigartige Inhalte bereit
Der Wunsch nach Personalisierung erstreckt sich auch auf die Bereitstellung einzigartiger Inhalte, die Ihre Teilnehmer nirgendwo sonst erhalten können. Erwägen Sie innovative Wege, um Ihre Inhalte zu vermitteln, wie z. B. themenspezifische Meetups, interaktive Workshops, praktische Vorführungen und andere immersive Erfahrungen. Diese Formate binden nicht nur Ihr Publikum ein, sondern schaffen auch unvergessliche Erlebnisse, durch die Ihre Marke im Gedächtnis bleibt.
Maximieren Sie Inhalte durch Wiederverwendung
Die Wiederverwendung Ihrer Eventinhalte ist eine strategische Möglichkeit, die Lebensdauer eines Events zu verlängern. So können Sie kontinuierlich nützliche und relevante Inhalte bereitstellen, ohne ständig neues Material von Grund auf neu erstellen zu müssen. In einer Zeit, in der von Marketing- und Eventteams erwartet wird, dass sie mit weniger mehr erreichen, kann die Wiederverwendung von Inhalten wertvolle Zeit und Ressourcen sparen.
💡Mehr dazu: Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Ihre Eventinhalte für eine maximale Wirkung wiederverwenden können
7. Einzigartige Veranstaltungsorte und Destinationen sind nach wie vor sehr beliebt
2025 wird die steigende Nachfrage nach einzigartigen Veranstaltungsorten und Destinationen anhalten.
Fast die Hälfte (49 %) der nordamerikanischen und 45 % der europäischen Planer entscheiden sich für einzigartige Locations für ihre Events. Dies ist ein deutlicher Anstieg gegenüber 2023, als nur 17 % der nordamerikanischen Planer nach einzigartigen Locations suchten.
Laut unseren Planner Sourcing Reports sind diese einzigartigen Veranstaltungsorte vielfältig und umfassen Kongresszentren, Kunstgalerien, Museen und Event-Kreuzfahrtschiffe.
Quelle: Cvent Planner Sourcing Report 2025, Ausgabe für Nordamerika
Warum sind besondere Locations gefragt?
- Kosteneinsparungen: Da die Veranstaltungskosten weiter steigen und keine Anzeichen für eine Trendwende erkennbar sind, werden Eventprofis weiterhin nach Möglichkeiten suchen, unvergessliche Events zu organisieren, ohne dabei ihr Budget zu sprengen.
- Teilnehmererfahrung: Die Verbesserung der Teilnehmererfahrung ist ein weiterer wichtiger Faktor. 37 % der nordamerikanischen Planer priorisieren diesen Aspekt, wobei sich dieser Trend auch in Europa (32 %) und im asiatisch-pazifischen Raum (35 %) abzeichnet.
- Flexibilität: Einzigartige Veranstaltungsorte bieten mehr Flexibilität, von wettbewerbsfähigen Preisen bis hin zu hauseigenen Speisen und Getränken.
Bei traditionelleren Hotels und Veranstaltungsorten ist es wichtig, dass Sie deutlich machen, wie sich Ihre Räumlichkeiten an die individuellen Bedürfnisse der Planer anpassen lassen. Mit Tools zur Erstellung von Raumplänen können Sie mit den Planungsteams zusammenarbeiten, um jedes Detail zu visualisieren und sicherzustellen, dass Ihre Räumlichkeiten für eine Vielzahl von Veranstaltungsformaten geeignet sind.
8. Technologie unterstützt Best Practices für Barrierefreiheit
Nach Angaben der Weltgesundheitsorganisation sind 1,3 Milliarden Menschen, etwa 16 % der Weltbevölkerung, von einer erheblichen Einschränkung betroffen. In den USA hat mehr als jeder vierte Erwachsene eine anerkannte Behinderung, während in der EU mehr als ein Viertel der Menschen ab 16 Jahren eine Behinderung hat.
Im Jahr 2025 steht Barrierefreiheit ganz oben auf der Tagesordnung. Wenn Ihre Events nicht barrierefrei sind, riskieren Sie, einen großen Teil Ihrer Zielgruppe auszuschließen.
Halten Sie Schritt mit den aktuellen Gesetzen zur Barrierefreiheit
Die Richtlinien zur Barrierefreiheit werden ständig überarbeitet, sodass es für Sie unerlässlich ist, auf dem Laufenden zu bleiben und die Vorschriften einzuhalten. Während derzeit das Gesetz für Amerikaner mit Behinderungen (ADA) und die Richtlinien für die Barrierefreiheit von Webinhalten (WCAG) in Kraft sind, wird im Juni 2025 die europäische Richtlinie zur Barrierefreiheit (EAA) in Kraft treten und neue Anforderungen einführen, die sich auf alle auswirken, die in Europa Veranstaltungen planen.
Das neue Gesetz soll sicherstellen, dass Waren und Dienstleistungen, einschließlich digitaler Plattformen wie Websites, Ticketsysteme und mobile Apps, für Menschen mit Behinderungen in der gesamten EU zugänglich sind.
So kann Technologie barrierefreie Events unterstützen
Im Folgenden finden Sie einige Möglichkeiten, wie Technologie dazu beitragen kann, Ihre Veranstaltungen barrierefreier zu gestalten:
- Auswahl des Veranstaltungsortes: Stellen Sie sicher, dass die von Ihnen gewählte Location barrierefrei ist, indem Sie mithilfe des Cvent Supplier Network zusätzliche Informationen über die Barrierefreiheit einer Veranstaltungsstätte einholen.
- Barrierefreie Eventgestaltung: Verwenden Sie Tools zur Erstellung von Raumplänen, um gemeinsam dem von Ihnen gewählten Veranstaltungsort barrierefreie Raumaufteilungen für Ihr Event zu erstellen.
- Assistenz-Technologien: Integrieren Sie Technologien wie Echtzeit-Untertitel, Apps für Gebärdensprachdolmetschen und Hörhilfen, um sicherzustellen, dass alle Teilnehmer uneingeschränkt teilnehmen können.
9. Hotels und Veranstaltungsorte führen intelligentere Datenschutz-Tools ein
Im Jahr 2025 wird der Schutz personenbezogener Daten wieder in den Mittelpunkt rücken. Angesichts zunehmender Cyber-Bedrohungen und aufsehenerregender Datenschutzverletzungen, die in den letzten Jahren für Schlagzeilen sorgten, verstärken Hotels und Locations ihre Bemühungen zur Einhaltung der immer strengeren Datenschutzbestimmungen. Für Eventprofis bedeutet dies, dass sie wissen müssen, wie die Daten ihrer Teilnehmer geschützt werden.
Kenntnis der wichtigsten Datenschutzbestimmungen
Sie müssen unbedingt stets über die geltenden Datenschutzbestimmungen informiert sein. Zwei wichtige Bestimmungen, die Sie kennen sollten, sind:
- Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO): Diese EU-Verordnung schreibt den Schutz und die Privatsphäre personenbezogener Daten für EU-Bürger vor, einschließlich der Verarbeitung und Übermittlung personenbezogener Daten außerhalb der EU. Die Nichteinhaltung kann zu erheblichen Strafen führen.
- Der California Consumer Privacy Act (CCPA): Diese US-Verordnung gewährt Einwohnern Kaliforniens das Recht auf Auskunft darüber, welche personenbezogenen Daten über sie erfasst und wie diese verwendet werden, sowie das Recht, die Löschung ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
So kann Technologie die Compliance unterstützen
Technologie spielt eine entscheidende Rolle bei der Gewährleistung von Datensicherheit, z. B. durch die Tokenisierung personenbezogener Daten und damit die Vermeidung jeglicher manueller Eingabe oder Manipulation personenbezogener Daten.
Ein Beispiel ist Cvent Passkey, eine Plattform für Gruppenbuchungen und Reservierungsmanagement, die sich in Hotelsysteme integrieren lässt. Sie verwendet Verschlüsselung und sichere Datenübertragungsprotokolle wie die Tokenisierung von Kreditkarten, um die personenbezogenen Daten der Gäste zu schützen.
💡Top-Tipp: Informieren Sie Gäste und Teilnehmer über die Maßnahmen, die Ihr Unternehmen zum Schutz ihrer Daten ergreift, einschließlich der Art und Weise, wie Daten verarbeitet und gespeichert werden.
10. 2025 wird ein Jahr der Innovation
Die Event- und Hospitality-Landschaft im Jahr 2025 steht vor spannenden Veränderungen, die durch KI-gestützte Technologie, personalisierte Angebote und einen anhaltenden Fokus auf das Teilnehmererlebnis vorangetrieben werden. Lassen Sie sich von diesen Trends leiten, um an der Spitze zu bleiben und Ihre Strategien für 2025 und darüber hinaus zu stärken.
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