Sie haben die Vorbereitungen abgeschlossen und sind bereit, Ihre Zielgruppe über Ihr Event zu informieren. Sie haben das Event sorgfältig geplant und Ihre Teamkollegen haben Herz und Seele dafür eingesetzt. Jetzt ist es an der Zeit, die Nachricht zu verbreiten, ausreichend viele Registrierungen zu erhalten und die Reihen zu füllen. Sie versenden E-Mails, kündigen das Event auf Social Media an und richten eine Landing-Page auf Ihrer Website ein, in der Hoffnung, dass die Besucher sich registrieren. Aber reicht das wirklich? Abhängig von Ihrem Unternehmen und Ihrer Zielgruppe kann es tatsächlich reichen. Aber mitunter reicht das aus verschiedenen Gründen nicht.
Es empfiehlt sich daher stets, auf eine Strategie zur Bekanntmachung des Events zu setzen, die echte Wirkung zeigt, indem das Interesse der richtigen Menschen zum richtigen Zeitpunkt geweckt wird. Wie bewerkstelligt man das? Lesen Sie weiter, um mehr zu erfahren.
Anatomie einer Event-Ankündigung
Eine Event-Ankündigung ist eine öffentlich geteilte Liste mit allen Details zum anstehenden Event. Sie erregt Aufsehen und weckt das Interesse potenzieller Teilnehmer. Eine Ankündigung kann sich auf eine Präsenzveranstaltung, aber auch auf ein hybrides oder virtuelles Event beziehen.
Es gibt viele Wege, Ihr Event anzukündigen. Sie können zum Beispiel eine E-Mail an die Abonnenten Ihrer Mailingliste schicken, eine Pressemitteilung schreiben, die Botschaft über Social Media oder als Video auf Ihren Online-Plattformen verbreiten, einen Werbespot im Radio schalten, eine Broschüre drucken, Schilder aufstellen oder eine neue Landing-Page erstellen.
Wenn Sie eine Plattform für Event-Marketing verwenden, könnte der CTA z. B. "Jetzt registrieren" lauten. Für den Fall, dass Tickets oder eine Registrierung nicht möglich sind, könnten Sie z. B. "Bleiben Sie am Ball auf Social Media - in Kürze mehr Infos!" als CTA verwenden.
Warum ist das Ankündigen eines Events so wichtig?
Die Ankündigung Ihres Events ist die erste Chance, wirklich die Aufmerksamkeit der Leute zu gewinnen und Vorfreude auf die anstehenden Ereignisse aufkommen zu lassen. Es kommt dabei nicht nur auf die Vermittlung der Details an; es gilt, die Aufmerksamkeit auf Ihr Event zu lenken sowie Spannung und Interesse bereits vor dem Datum aufzubauen.
Eine gelungene Ankündigung rückt Ihr Event ins Visier Ihrer Zielgruppe und macht es leichter, auf einem überfüllten Markt sich von anderen abzuheben. Außerdem führt sie dazu, dass Ihr Event zum Gesprächsthema wird und überzeugt Ihr Publikum davon, dass man dieses Ereignis nicht verpassen darf. Darüber hinaus regt sie zum frühzeitigen Planen an und gibt den Ton für Ihre Veranstaltung an: Sofort wird klar, ob es sich um ein exklusives Webinar, ein lebhaftes Festival oder jedes andere denkbare Event handelt.
Letztendlich verbessert eine Event-Ankündigung Ihre Reichweite, das Engagement Ihrer Interessenten und ebnet den Weg zum Erfolg. Es ist Ihre Chance, einen großartigen ersten Eindruck zu hinterlassen und sicherzustellen, dass die Menschen das Datum vormerken und sich im Voraus auf Ihr Event freuen.
Wie verfasse ich eine Event-Ankündigung?
Um eine Event-Ankündigung zu erstellen, die Aufmerksamkeit erregt und Interesse weckt, müssen Sie diese so formulieren, dass sie bei Ihrer Zielgruppe Anklang findet, Vorfreude aufkommen lässt und zur Registrierung anregt. So schreiben Sie eine Ankündigung für Ihr Event, die sich von der Masse abhebt:
Fangen Sie mit der Überschrift an: Ihre Überschrift wird als Erstes gelesen, sie muss also wirklich überzeugen. Wählen Sie ausdrucksstarke Sprache, die deutlich macht, worum es geht. Egal ob es ein "Unvergessliches Sommer-Musikfestival" oder eine "Konferenz über innovative Technologien" ist: Ihre Überschrift muss auffallen und Neugierde erwecken.
Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche: Vermitteln Sie Ihrer Zielgruppe die unerlässlichen Informationen:
- Name des Events
- Datum und Uhrzeit
- Veranstaltungsort
- Referenten, Vortragende/Künstler oder Attraktionen und Aktivitäten
- Veranstaltungsart (Workshop, Festival, Webinar usw.)
- Kontakte (E-Mail, Website, Telefon)
Verdeutlichen Sie die Besonderheiten Ihres Events: Das Ankündigen von Rednern, einzigartigen Erlebnissen oder besonderen Aufführungen/Vorträgen kann dazu beitragen, Ihr Event von anderen abzuheben und den Leuten Gründe für die Teilnahme zu bieten. Setzen Sie stets auf beschreibende Sprache, damit die Teilnehmer einen Vorgeschmack bekommen.
Fügen Sie einen klaren CTA hinzu: Sagen Sie Ihrer Zielgruppe, was als nächstes zu tun ist, z. B.: "Jetzt Ticket kaufen", "Noch heute registrieren" oder "Termin vormerken". Fügen Sie Links, Schaltflächen oder Kontaktdaten hinzu, um den CTA sichtbarer zu machen und das Handeln zu erleichtern.
Hingucker: Verwenden Sie Bilder, Grafiken und Videos, die ins Auge springen und Ihre Ankündigung interessanter machen. Visuelle Elemente erregen Aufmerksamkeit und vermitteln einen Eindruck vom Event, damit die Leute sich vorstellen können, wie die Teilnahme sein könnte.
Auf mehreren Plattformen teilen: Teilen Sie Ihre Event-Ankündigung per E-Mail, auf Social Media, Ihrer Website und sogar in Papierform anhand von Flyern oder Postern. Passen Sie Ihre Ankündigung an die jeweilige Plattform an, um die beste Wirkung zu erzielen.
Ein Gefühl der Knappheit: Regen Sie die Leute dazu an, schnell zu handeln, indem Sie ein Gefühl der Knappheit vermitteln. Aussagen wie "Begrenzte Teilnehmeranzahl", "Frühbucher-Sonderaktion endet in Kürze" oder "Nicht verpassen" lassen häufig das Gefühl aufkommen, man könnte etwas verpassen, wenn man nicht schnell handelt.
So persönlich wie möglich: Wenn Sie die Ankündigung per E-Mail oder auf Social Media verschicken, dann fügen Sie persönliche Elemente hinzu, um die Wirkung zu steigern. Geben Sie die Namen der Empfänger an, nehmen Sie Bezug auf eine frühere Teilnahme oder unterstreichen Sie Eigenschaften des Events, die den Empfängern gefallen werden.
Prüfen und Testen: Bevor Sie etwas verschicken oder veröffentlichen, müssen Sie zweifach auf Fehler prüfen und sicherstellen, dass es klar und gut lesbar ist. Testen Sie Links und CTAs und prüfen Sie den Inhalt darauf, dass Nachricht und Marke optimal übermittelt werden. Und vergessen Sie nicht, den Link des Meetings zu teilen, wenn Sie ein virtuelles oder hybrides Event veranstalten.
So werben Sie für ein Event
Hier sind die besten Ideen für Event-Werbung, mit denen Sie nicht nur das Event bekannt machen, sondern auch Interesse wecken.
Events per E-Mail ankündigen
Wenn Sie E-Mails verschicken, greifen Sie auf eine Liste von Personen zu, die bereits ihr Interesse für Ihre Events ausgedrückt haben. Leads, die Sie auf diese Weise kontaktieren, neigen eher zu direktem Engagement.
Um nicht im Gewimmel von E-Mails unterzugehen, sollten Sie E-Mail-Marketing-Tools verwenden, die unkomplizierte und erschwingliche Vorlagen zur schnellen Erstellung von professionell wirkenden Ankündigungen bieten. Für E-Mail gilt, dass bezogen auf alle Branchen im Durchschnitt 21,33 % aller Nachrichten geöffnet werden. E-Mail-Marketing für Events erweist sich daher als ein wirksames Mittel, um die erforderliche Aufmerksamkeit zu gewinnen.
Aber wie erreichen Sie es, dass Ihre E-Mail geöffnet und gelesen wird?
- Betreffzeile für Events: kurz und persönlich halten, ausdrucksstarke Verben oder aktive Sprache verwenden. Abhängig von der Zielgruppe kann ein Emoji dabei helfen, wahrgenommen zu werden.
- Inhalt: Jetzt, wo Sie die Aufmerksamkeit des Empfängers haben, ist es wichtig, dass der Inhalt der E-Mail klar, relevant und ansprechend ist. Geben Sie alle wichtigen Details an, betonen Sie die Besonderheiten Ihres Events und warum man es nicht verpassen darf.
- CTA: Ihr CTA sollte den Empfängern zeigen, was als nächstes zu tun ist, zum Beispiel "Jetzt Ticket kaufen" oder "Noch heute registrieren".
Profi-Tipp: Für optimales Engagement sollten Sie Ihre E-Mails mit der Ankündigung am Dienstag oder Mittwoch verschicken. Statistisch ist es an diesen Tagen wahrscheinlicher, dass Ihre E-Mail geöffnet wird. Mehr Details dazu finden Sie in unserem Leitfaden zum Event-Marketing.
Events auf Social Media ankündigen
Social Media bieten Ihnen eine größere Reichweite, da Ihre Follower Ihre Event-Ankündigung in ihren eigenen Freundeskreisen teilen können, was die Sichtbarkeit und das Engagement steigert. Darüber hinaus sind Social Media ein kostengünstiger Weg zum Aufbau von Markenbewusstsein.
Wählen Sie die Plattform, die am besten zu Ihrer Zielgruppe und der Art von Inhalt passt, den Sie teilen möchten. Setzen Sie auf vorwiegend visuelle Plattformen wie Instagram, Kanäle mit Video-Inhalten (z. B. TikTok), textbasierte Plattformen wie LinkedIn oder aber auf Netzwerke für verschiedenste Arten von Inhalten, wie Facebook und X (früher Twitter).
Bei der Erstellung von Inhalten für Social Media sollten Sie insbesondere darauf achten, dass sie ins Auge springen: Sie haben nur ein paar Sekunden, um die Aufmerksamkeit der Besucher zu gewinnen. Verwenden Sie Grafiken und Videos, die Ihre Marke zeigen oder Bilder von früheren Events, um das Gefühl aufkommen zu lassen, dass man diese Gelegenheit nicht verpassen darf (FOMO). Außerdem gilt es, den Text möglichst kurz zu halten und einen klaren CTA sowie einen Link auf Ihre Event-Seite bereitzustellen.
Profi-Tipp:Führen Sie A/B-Vergleichstests mit unterschiedlichen Ankündigungen durch, um zu sehen, welche die meisten Klicks erhält.
Ankündigungen per Video
Ein Video ist der beste Weg zur Ankündigung Ihres Events. Ein gutes Video kann dafür sorgen, dass jemand mit dem Scrollen innehält und ist außerdem leicht auf verschiedenen Plattformen zu teilen. Für die Ankündigung Ihrer Events sollten Sie auf kurze und sympathische Videos setzen, die alle relevanten Details zum Event enthalten und ins Auge fallen.
Ein authentischer Stil mit nur minimal bearbeiteten Videoaufnahmen eines Smartphones wirkt "menschlicher" und schafft Empathie. Gewähren Sie Einblick hinter die Kulissen und zeigen Sie die Höhepunkte früherer Events oder sprechen Sie die Zuschauer direkt an, um sie persönlich einzuladen.
YouTube eignet sich gut für längere Videos während Instagram Reels, TikTok und Snapchat die richtige Wahl für kürzere Clips sind. Für mehr Dynamik können Sie alternativ Ihre Ankündigung live über Twitch oder Snapchat streamen.
Profi-Tipp: Stimmen Sie Ihren Video-Inhalt auf die jeweilige Plattform ab. Veröffentlichen Sie die vollständige Version auf YouTube oder Facebook und erstellen Sie kürzere Varianten für Instagram und TikTok. Fügen Sie das Video in die Seite Ihres Events ein, damit die Besucher eine Vorstellung davon erhalten, was sie auf dem Event erwartet.
Der beste Zeitpunkt zur Ankündigung von Events
Was den Erfolg des Events betrifft, kann das Timing Ihrer Ankündigung den Unterschied machen. Dabei sollten Sie Folgendes berücksichtigen:
Das Datum Ihres Events
Als Faustregel gilt, das Event 6-8 Wochen im Voraus zu veröffentlichen. Ihre Zielgruppe hat dann ausreichend Zeit, um zu planen und das Datum vorzumerken. Dennoch liegt das Event nicht so weit in der Zukunft, dass im Laufe der Zeit das Interesse abklingen würde. Im Falle eines größeren oder exklusiveren Events, wie z. B. eine Konferenz oder ein Festival, empfiehlt sich eine frühere Ankündigung - 3 bis 6 Monate im Voraus - damit die Leute planen und Sie ein wirksames Marketing umsetzen können.
Setzen Sie auf bestimmte Wochentage
Bestimmte Wochentage eignen sich besser für das Ankündigen von Events als andere. Dienstag, Mittwoch und Donnerstag gelten als die besten Wochentage für die Ankündigung von Events. An diesen Tagen sind die Leute anscheinend weniger abgelenkt als Montags (mitunter chaotisch) oder Freitags (da denkt man bereits hauptsächlich an das Wochenende).
Die Uhrzeit zählt ebenfalls
Achten Sie auch darauf, wann Sie die E-Mail verschicken. Es empfiehlt sich, die Ankündigung am Vormittag (zwischen 9 und 11 Uhr) oder am frühen Nachmittag zu verschicken (13 - 15 Uhr). In diesem Zeitraum rufen die meisten Menschen ihre E-Mails ab oder werfen einen Blick auf Social Media, fühlen sich aber noch nicht von ihren täglichen Aufgaben überwältigt oder sind bereits auf den Abend eingestellt.
Berücksichtigen Sie die Agenda Ihrer Zielgruppe
Nehmen Sie stets Rücksicht auf die Agenda Ihrer Zielgruppe. Wenn es sich um eine Fachveranstaltung handelt, ist es sinnvoll, diese während der Arbeitswoche anzukündigen. Wenn sich Ihr Event hingegen an Familien oder Studenten richtet, erreichen Sie wahrscheinlich bessere Ergebnisse, wenn Sie die Ankündigung am Abend oder am Wochenende verschicken, weil Ihre Zielgruppe dann eher online ist.
Jahreszeitlich bedingte Trends
Berücksichtigen Sie die Jahreszeit sowie Ferien oder andere wichtige Ereignisse, die Ihre Zielgruppe betreffen. Allgemein sind Januar oder September gut geeignet, weil die Leute nach neuen Zielen oder nach Aktivitäten im Anschluss an die Weihnachtszeit oder die Sommerferien suchen. Vermeiden Sie Ankündigungen während der Ferien, weil die Wahrscheinlichkeit des Engagements Ihrer Besucher mit Ihren Inhalten dann eher gering ist.
Zeitlich beschränkte Ankündigungen fördern schnelles Handeln
Setzen Sie auf zeitlich beschränkte Ankündigungen für ein Gefühl der Dringlichkeit. Verschicken Sie Erinnerungsnachrichten per E-Mail mit Betreffzeilen wie "Zeitlich beschränktes Sonderangebot für Frühbucher" oder "24-Stunden-Sonderaktion", um schnellere Reaktionen und mehr Registrierungen zu erzielen.
Machen Sie sich außerdem mit den folgenden Arten von E-Mails vertraut, die Sie vor Ihrem Event versenden können.
Vorlagen für die Ankündigung von Events
Hier finden Sie einige Vorlagen für Einladungen für Events und Betreffzeilen, um Ihnen das Ankündigen Ihres Events zu erleichtern. Sie können diese direkt kopieren und einfügen oder als Inspiration für Ihre eigenen Formulierungen verwenden!
Ankündigung einer Konferenz
Betreffzeile: Werden Sie zum Insider: Nehmen Sie an unserem [Industry Name]-Event teil
Hauptteil:
Hallo [Name des Empfängers],
ich hoffe, es geht Ihnen gut. Wir möchten Sie gerne zu unserem Event am [Datum] in [Ort] einladen. Mit Ihrer beneidenswerten Erfahrung in der [Branchenname]-Branche, würden wir uns über Ihre Teilnahme aufrichtig freuen.
Hier ein kleiner Vorgeschmack:
Diskussionsrunden: Vordenker der [Branchenname]-Branche äußern sich zu den aktuellsten Trends.
Praxisworkshops: Erweitern Sie Ihre Praxiskenntnisse.
Networking: Austausch mit anderen Fachleuten der [Branchenname]-Branche.
Registrieren Sie sich bis zum [Datum und Uhrzeit], um Ihren Platz zu sichern. Wir freuen uns auf Sie.
Viele Grüße,
[Ihr Name]
Organisation einer Konferenz
Betreffzeile: Nicht verpassen: Einladung zu unserem jährlichen Event.
Hauptteil:
Hallo [Name des Empfängers],
ich hoffe, es geht Ihnen gut. Wir möchten Sie zu unserem jährlichen Event einladen, auf dem sich alles um Wissen, Zusammenarbeit und Inspiration dreht.
Datum: [Datum der Konferenz]
Ort: [Veranstaltungsort]
Verbringen Sie einen besonderen Tag mit uns:
- Hauptredner: Visionäre teilen Fachwissen und Storys.
- Workshops: Sammeln Sie Kenntnisse für die Praxis.
- Networking: Lernen Sie Gleichgesinnte kennen und knüpfen Sie neue Beziehungen.
Jetzt registrieren.
Wir freuen uns auf Sie.
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Vor- und Nachname]
Messe
Betreffzeile: Innovation in erster Linie: Messe
Hauptteil:
Hallo [Name des Empfängers],
wir sind stolz darauf, unsere Messe anzukündigen - hier werden die aktuellsten Innovationen der [Branchenname] enthüllt.
Details zum Event:
[Datum der Messe]
[Ort der Messe]
Warum Sie teilnehmen sollten?
- Ausstellungen
- Diskussionsrunden
- Networking
Jetzt registrieren auf [Website der Messe].
Bis bald.
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Vor- und Nachname]
Teilnahmebestätigung für Unternehmensausflug
Betreffzeile: Ihre Anwesenheit ist gefragt: Bestätigen Sie Ihre Teilnahme an diesem exklusiven Ausflug
Hauptteil:
Hallo [Name des Empfängers],
Wir würden uns über Ihre Teilnahme an unserem exklusiven Unternehmensausflug freuen - eine Pause zur Reflexion, Zusammenarbeit und Entspannung.
Details zum Event:
[Daten des Ausflugs]
[Ausflugsort]
Strategische Gespräche, Networking und Workshops zur persönlichen Weiterentwicklung. Buchen Sie Ihren Platz bis zum [Datum] über den Link [Link].
Bis bald.
Viele Grüße,
[Ihr Vor- und Nachname]
Events engagiert ankündigen
Denken Sie daran: Beim Ankündigen Ihres Events sind Timing, Kreativität und die Wahl der richtigen Kommunikationskanäle sehr wichtig.
Egal ob Sie ein E-Mail schreiben, Inhalte auf Social Media erstellen oder ein Video produzieren: Eine gelungene Ankündigung legt den Grundstein für ein erfolgreiches Event. Nutzen Sie die Vorlagen und Tipps, die wir hier gesammelt haben, um das Interesse der Leute zu steigern, damit Ihr nächstes Event im Handumdrehen ausgebucht ist.
Schauen Sie sich auch unseren Leitfaden zum Erstellen perfekter Vorlagen für Event-Vorschläge an.
Babita Gupta
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