In der Welt der B2B-Events isteffektiveEventkommunikation das A und O. Jeder MißgeschickkannzuProblemenführen, die eventuellAuswirkungen auf IhrezukünftigenVeranstaltungenhabenkönnen.
Unabhängigdavonob Sie Slack odereinanderes Tool nutzen, stellen Sie sicher, dass Sie vor, während und nach der VeranstaltungübereinensolidenKommunikationsplanverfügen. In diesemLeitfadenhelfenwir Ihnen bei der Erstellung.
Was ist Event-Kommunikation?
Ein Event-Kommunikationsplanistwieeine Roadmap, um die Veranstaltungbekanntzumachen.
Nehmenwir an, Sie wollten für einen Freund einetolleGeburtstagsfeierveranstalten. Sie würdenein Save-the-Date verschicken, um alle darüberzuinformieren, dass die Feierlichkeitenstattfinden. Anschließendverschicken Sie die EinladungenmitallennotwendigenInformationen, wieUhrzeit, Datum und Art der Party (wird es sich um einschickesAbendessen, einzwangloses BBQ oderetwasdazwischenhandeln?). Sie behalten den Überblicküber die Zusagen, um zuwissen, werkommt, und versendenetwaeineWochevor dem großen Tag eineErinnerung.
Nach der Party können Sie Dankeskartenverschicken, um allen, die gekommensind, IhreWertschätzungzuzeigen.
Stellen Sie sich nun vor, Sie planenstatteinerGeburtstagsfeiereineFirmenveranstaltung. Ganz gleich, ob es sich um ein Networking-Treffen, einWebinar, eine Messe odereineKonferenzhandelt, Sie sollteneinenähnlichenKommunikationsplanerstellen, der Ihre Messaging-Strategiedarlegt.
Warumist Event-Kommunikation wichtig?
Die EinhaltungIhrerFristenistbeiVeranstaltungenhäufignichtverhandelbar, und wennsienichteingehaltenwerden, kann dies katastrophaleFolgenhaben.
Um sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind, isteineklare Kommunikation ein Muss. Durch die Erstellungeines Event-KommunikationsplanswerdenAufgaben und Verantwortlichkeitengeklärt. Dies kann die Produktivitätsteigern und zumErfolgIhres Events beitragen.
Wir habeneinigehilfreiche Tipps für eineeffektive Kommunikation imEventmanagement für Sie zusammengestellt:
Kommunikation vor dem Event
Ihre Kommunikation vor der Veranstaltungsollte die folgendenrelevantenPunkteabdecken:
- Informationenzu den Moderatoren: Teilen Sie die Namen der Moderatorenmit, um die Teilnehmerzubegeistern und alle auf dem Laufendenzuhalten.
- Veranstaltungsplan: Stellen Sie einendetailliertenZeitplan der Aktivitäten und Vorträgebereit, damit die Teilnehmerentsprechendplanenkönnen.
- Kommunikationskanäle: Definieren Sie Kommunikationsmethoden für virtuelle, hybrideoderPräsenzveranstaltungenklar und nutzen Sie digitale Tools (sozialeKanäle) und mobile Apps.
- Verpflegung: Teilen Sie den Teilnehmernmit, obSpeisen und Getränke angebotenwerdenodernicht, damitsie die richtigenVorkehrungentreffenkönnen.
Kommunikationszeitleiste
Bei der Planung der KommunikationsstrategieIhrerVeranstaltungist es wichtig, IhreZeitpläneim Auge zubehalten. KritischeFristenwie der Ticketverkauf, die Buchung von Rednern und EntscheidungenzurProgrammplanunghabenEinfluss auf IhreMarketingagenda und IhrenKommunikationsplan. Hier sindeinigeallgemeineZeitleistenregeln, die Sie befolgensollten:
Kündigen Sie die Veranstaltungmindestens 12 WochenimVoraus an.
Konzentrieren Sie sich in den nächsten 10 Wochenoderlänger auf die DurchführungIhrerMarketingkampagne und die EntwicklungeinerStrategiezurInformationsvermittlung. Es istwichtig, bei der Veröffentlichung von Informationenstrategischvorzugehen, da Sie nichtüber alle Details auf einmalverfügen.
Halten Sie andere an dem Event beteiligte Teams auf dem Laufenden, damitsiezusätzlicheInformationenweitergebenkönnen, die Sie möglicherweiseübersehen.
Kommunizieren Sie während der Eventwoche alle wichtigenInformationendirektmit den Teilnehmern. Dadurchwirdsichergestellt, dassjederüberkurzfristigeÄnderungenoderwichtige Details informiertist.
Tools für die Kommunikation vor dem Event
Die Technologie hat die Kommunikation vor der Veranstaltungeinfach und zuverlässiggemacht. Erwägen Sie folgendeOptionen für Ihre Event-Kommunikationsstrategienim Vorfeld IhrerVeranstaltung:
- Event-Website: Machen Sie Ihre Event-Website zurerstenAnlaufstelle für alle, die nachInformationenzuIhrerVeranstaltungsuchen. Stellen Sie sicher, dass alle notwendigenInformationenleichtverfügbarsind und alle anderenKommunikationstools auf Ihre Website weitergeleitetwerden.
- E-Mail-Marketing: Nutzen Sie E-Mail, um einbreitesPublikumzuerreichen. Erwägen Sie den Einsatzeines E-Mail-Marketing-Tools für Veranstaltungen, um den Prozesszuautomatisieren und IhrepotenziellenTeilnehmernmitregelmäßigen Updates auf dem Laufendenzuhalten.
- Social Media: Bewerben Sie IhreVeranstaltung auf Social-Media-Plattformenwie Twitter, Instagram, Facebook und LinkedIn. Jeder Kanal hat einzigartigedemografischeMerkmale (Tik Tok irgendjemand?), also passen Sie IhreMarketingstrategien so an, dasssieeingroßesPublikumansprechen.
- Mobile Event-App: Ermutigen Sie potenzielle (und bereitsregistrierte) TeilnehmerzumHerunterladenIhrerEvent-App. Dies kannbei der Kommunikation mitallen an IhrerVeranstaltungBeteiligtenunglaublicheffektiv sein. Verwenden Sie Ihre Event-App, um Umfragen und Gruppenchatszuerstellen, um Begeisterungzuwecken und vor der VeranstaltungmitIhremPublikum und Ihrem Team in Kontaktzutreten.
Kommunikation während des Events
Wenn der Tag IhrerVeranstaltungnaht, isteineeffektive Kommunikation nachwievor von entscheidenderBedeutung, auchwennsieeineetwasandere Form annimmt. WährendTeilnehmer und Mitarbeiter durch das Event navigieren, werdensieFragen und Bedenkenhaben, die umgehendgeklärtwerdenmüssen. VerspäteteAntwortenkönnen schnell zu Frustration führen und sogar den ErfolgIhrerVeranstaltungbeeinträchtigen.
Folgendessollten Sie während der Veranstaltungkommunizieren:
IhreTeammitgliedersolltensichdarüberim Klaren sein, wo und wannsie sein müssen. Dazu gehörtalles, vomZeitpunkt der Veröffentlichung von Social-Media-Ankündigungenüber die Eröffnung von Live-Umfragen für Teilnehmer bis hinzumBeginnjederPräsentation.
Das Letzte, was Sie wollen, ist, dassIhr Team überraschtwird, was zuVerwirrung und Verzögerungenführt.
Tools für die Kommunikation während des Events
Hier sindeinigehilfreiche Tools für die Event-Kommunikation, die Sie währendIhrerVeranstaltungnutzenkönnen.
Mobile Event-App: Bitten Sie IhreTeilnehmer, die dies nochnichtgetanhaben, Ihre App herunterzuladen, um auf wichtigeveranstaltungsbezogeneInformationenwie Agenda, Sessions, ÄnderungenimBezug auf Räumlichkeitenusw. zuzugreifen.
Live-Umfragen: Die Durchführungeiner Live-UmfrageisteinehervorragendeKommunikationsstrategie für Veranstaltungen, mit der Sie Echtzeit-Feedback einholen und eventuelleProblemeangehenkönnen. Über die mobile Event-Appkönnen Sie dies schnell umsetzen.
Push-Benachrichtigungen: Push-Benachrichtigungenverhindern, dassTeilnehmerabgelenktwerden und einePräsentationverpassen, odermachensie auf Änderungenaufmerksam.
Social Media: Während die Nutzung von Social Mediavor dem Event unerlässlichist, könnensieauchwährend der Veranstaltungnützlich sein. Sie könnenIhr X- (ehemals Twitter) Facebook-Account verwenden, um Echtzeit-Updates zuveröffentlichenoderTeile der Veranstaltung live zustreamen.
Kommunikation nach dem Event
Nach dem Ende dem Event ist es am wichtigsten, allenzudanken, die zumErfolgIhrerVeranstaltungbeigetragenhaben, einschließlichIhres Teams, IhrerLieferanten und IhrerTeilnehmer.
Wertschätzung für ihreharte Arbeit und ihr Engagement zuzeigen, wirdeinengroßenBeitragzum Aufbau stärkererBeziehungenzuihnenleisten. Dies isteineeinfache, abereffektiveMöglichkeit, ihnenmitzuteilen, dassihreBeiträgegeschätzt und anerkanntwurden.
Tools für die Kommunikation nach dem Event
Nach IhrerVeranstaltungstehen Ihnen verschiedene Tools zurVerfügung, mitdenen Sie mitIhrenTeilnehmernkommunizieren und wertvolles Feedback einholenkönnen.
Feedback-Umfrage: Neben den während der VeranstaltungdurchgeführtenUmfragenist es wichtig, nach der Veranstaltung Feedback von den Teilnehmerneinzuholen. Dieses Feedback kann Ihnen dabeihelfen, Bereichezuidentifizieren, die verbessertwerdenmüssen, und Ihnen Einblicke in das geben, was gut gelaufenist.
E-Mail-Marketing-Follow-up: Regelmäßige Kommunikation mit den Teilnehmernnach der Veranstaltunghilft Ihnen, mitIhremPublikum in Kontaktzubleiben und bieteteinePlattform, um Updates und Informationenüberzukünftige Events auszutauschen.
Verwenden Sie Technologie für Ihre Event-Kommunikation
Fördern SieNachhaltigkeit
Es istbekannt, dass die Organisation von Präsenzveranstaltungeneinenerheblichen CO2-Fußabdruck hat und einebeträchtliche Menge Abfall erzeugt. Event-Technologie trägtdazubei, durchdigitale Kommunikation Papierverschwendungzuminimieren und die Umweltbelastungzuverringern.
Erfassen und analysieren Sie Ihre Event-Daten
Event-Technologie hat die Art und Weise, wieVeranstaltungsplaner den Erfolgmessen, durchwertvolle Daten-Insights und Analyseberichterevoluzioniert. Es ermöglicht Ihnen, wichtigeLeistungsindikatorenzuverfolgen, z. B. wievielePersonensichmitIhrenInhaltenbeschäftigen, das Kundenverhalten, die Lead-Generierung und den Gewinn.
Steigern Sie das Teilnehmer-Engagement
Event-Technologie verbessertauch die Einbindung des Publikums, einegroßeHerausforderung für Eventplaner. VeranstalterkönnenPlattformenzurBereitstellung von On-Demand-Inhalten, plattformbasiertem Networking usw. Nutzen.
3 Dinge, die Sie bei der Event-Kommunikation beachtensollten
Aber woherwissen Sie bei so vielenverfügbarenKommunikationstools, welche Sie verwendensollten? Hier sinddreiwichtige Dinge, die Sie bei der Auswahlbeachtensollten:
1. Publikum
Denken Sie zunächst an IhrPublikum. Sie müssenwissen, welcheKommunikationsmethodensiebevorzugen und am häufigstenverwenden. Wenn Sie beispielsweise auf Ihre Event-E-Mails keinegroßeResonanzerhalten, möchten Sie möglicherweiseandereOptionenerkunden, mitdenensichIhreZielgruppeeherbeschäftigenwird.
2. Zeitplan
Betrachten Sie alsNächstesIhrenZeitplan. VerschiedenePhasenIhrerVeranstaltungerfordernmöglicherweiseunterschiedlicheKommunikationsmittel. E-Mail-Kommunikation funktioniertbeispielsweisevor und nach der Veranstaltung am besten, während der Veranstaltungmöchten Sie jedocheventuelldirektereKommunikationsmethodenwieTextnachrichtenodereinemobile Event-Appverwenden. Nutzen Sie außerdem Tools, die es den Teilnehmendenermöglichen, miteinander in Kontaktzutreten, wieetwaGruppenchatodersoziale Medien.
3. Budget
Ihr Budget isteinentscheidender Faktor. Sie möchtenIhr Budget optimal nutzen, indem Sie Kommunikationstoolsauswählen, die effektiv, abererschwinglichsind. Erwägen Sie die NutzungbereitsvorhandenerKommunikationskanäle, wie z. B. die bevorzugte Chat-Anwendung einesUnternehmensoder die Social-Media-Plattform, um die Kosten niedrigzuhalten. Ein erfahrenerEventplanerkann Ihnen dabeihelfen, IhreAusgabenzuminimieren und die bestenTools für Ihr Budgetauszuwählen.
Fazit
Jedes Event hat dreiSchlüsselphasen: davor, während und nachher. Eine effektive Kommunikation beijedem Schritt trägtdazubei, einumfassendes und wirkungsvollesErlebnis für alle Beteiligtenzuschaffen.
Sie müssen die Energie während der Veranstaltungmit Live-Updates und Social-Media-Beiträgenhochhalten, die dieTeilnehmendendirekt ins Geschehenentführen. Aber sobald die Veranstaltungvorbeiist, können Sie die Intensitätreduzieren und Inhaltewie Videos, Berichte und Pressemitteilungenerstellen, die diebestenMomentehervorheben.
Egal in welcher Phase Sie sichbefinden, effektive Kommunikation ist der SchlüsselzumErfolgIhrerVeranstaltung. Indem Sie IhrenKommunikationsplan an IhreZielgruppe und Ihr Budget anpassen, können Sie sicherstellen, dass alle am Geschehenteilhaben und einetolle Zeit haben. Planen Sie also sorgfältig, kommunizieren Sie effektiv und bereiten Sie sichdaraufvor, die Show zustehlen!
