Nur mit „Bauchgefühl“ wird kein Event erfolgreich. Gefragt sind datenbasierte Entscheidungen und messbare Erfolge. Künstliche Intelligenz erleichtert solche Strategien zusehends.
Events sind längst mehr als bloße Zusammenkünfte – sie sind strategische Instrumente, um Marken zu stärken, Netzwerke auszubauen und Kunden zu begeistern. Um als Veranstalter die komplexen Aufgaben zu meistern, ist technologische Unterstützung unerlässlich. Unterschiedlichste Lösungen können heute in der Planung, Durchführung, Vermarktung und Teilnehmermanagement eingesetzt werden. Sie alle liefern Daten und wertvolle Erkenntnisse, die in eine Event-Optimierung fließen können.
Neue Dimensionen erreicht ein solches Vorgehen durch die Möglichkeiten Künstlicher Intelligenz (KI). Sie kann enorme Datenmengen verarbeiten und präzise Vorhersagen treffen – nahezu in Echtzeit. Wer jetzt seine Live-Events, die resultierenden Daten und die neuen Möglichkeiten von KI sinnvoll verknüpft, hebt seine Veranstaltungen auf ein neues Level. Für Event-Verantwortliche eröffnet das KI-Zeitalter insbesondere 5 Optimierungshebel.
KI-Optimierungshebel 1: Event-Planung mit datengetriebener Präzision
„Ein Ziel ohne Plan ist nur ein Wunsch.“ Dieses, dem französischen Schriftsteller Antoine de Saint-Exupéry zugeschriebene Zitat, gilt auch für das Live-Marketing. Die Planung ist das Fundament jedes erfolgreichen Events, und KI kann hier entscheidende Vorteile schaffen. Eventplattformen wie Cvent nutzen KI, um historische Teilnehmerdaten zu analysieren und Zielgruppenprofile zu erstellen. So lassen sich Inhalte, Zeitpläne und Locations optimal auf die Bedürfnisse der Teilnehmer abstimmen.
Ebenso hilft beispielsweise der AI Destinationfinder von VOK DAMS, Veranstaltungsorte basierend auf Faktoren wie Verkehr, CO₂-Bilanz und Teilnehmerherkunft auszuwählen. Durch die Analyse von Reisezeiten, Kosten und CO₂-Emissionen liefert das Tool Marketingfachleuten und Eventplanern wertvolle Erkenntnisse und Empfehlungen, um nachhaltigere Live-Marketing-Aktivitäten zu planen – so wird eine datenbasierte Entscheidung möglich, die Nachhaltigkeit und Effizienz vereint. Auch die Sourcing Plattform von Cvent bietet einige KI-Funktionen, die die Suche nach Veranstaltungsorten sowie das Ausfüllen und Versenden von RFPs deutlich vereinfachen.
KI-Optimierungshebel 2: Hochrelevante Kommunikation
Auch bei der Kommunikation des Events darf nichts dem Zufall überlassen werden. Zielgerichtet und relevant sollte sie sein, um aus der Informationsflut herauszustechen. Dabei helfen vorhandene Daten – und insbesondere Künstliche Intelligenz: Von generativer KI angetriebene Schreibassistenten unterstützen beispielsweise beim Schreiben von Marketing-Texten und Ankündigungen.
Mithilfe von KI-gestützten Tools lassen sich zudem Marketingkampagnen vor, während und nach dem Event personalisieren. Beispielsweise können E-Mails, Social-Media-Posts oder Einladungen basierend auf individuellen Präferenzen automatisiert angepasst werden, was die Bindung der Teilnehmenden und die Conversion-Rate erhöht. Eine persönliche Ansprache und individuell passende Erlebnis-Angebote sollten bei der Event-Kommunikation im Fokus stehen.
KI-Optimierungshebel 3: Smartes Teilnehmermanagement
Ein reibungsloses Teilnehmermanagement ist essenziell – und KI macht es smarter. Basierend auf früheren Events können Agenturen oder Event-Entscheider potenziellen Teilnehmern automatisiert personalisierte Empfehlungen zukommen zu lassen – etwa zu Sessions oder Networking-Möglichkeiten. KI-gestützte Tools sind außerdem in der Lage, historische Daten und aktuelle Anmeldetrends auszuwerten, um die zu erwartete Teilnehmerzahl präzise vorherzusagen. Das hilft, Überbuchungen zu vermeiden, Sitzplätze oder Catering optimal zu planen und Kosten zu senken. KI-Chatbots können zudem Fragen zur Registrierung in Echtzeit beantworten, was den manuellen Aufwand reduziert.
Auch bei Check-In und Zugangskontrolle kann KI unterstützen: Solche Systeme sind in der Lage, Daten in Echtzeit zu erfassen und Besucherströme zu überwachen. Bei Bedarf kann schnell reagiert werden, beispielsweise aus Sicherheitsgründen oder um Wartezeiten zu reduzieren. Auch wenn die Teilnehmenden von solchen Prozessen im Hintergrund nichts mitbekommen, tragen sie doch wesentlich zu einem positiven Event-Erlebnis bei.
KI-Optimierungshebel 4: Relevante Echtzeit-Interaktionen
Während eines Events sorgt KI für eine dynamische und interaktive Atmosphäre. Echtzeit-Analysen von KI-Tools ermöglichen es, Teilnehmer-Reaktionen und Session-Besuche zu erfassen. Live mit Informationen versorgt, können Organisatoren auch spontan Anpassungen vornehmen – zum Beispiel, indem sie bei nachlassendem Interesse oder bei Anzeichen von Müdigkeit im Publikum interaktive Elemente einbinden.
Besser ist es jedoch, das Engagement von Beginn an hochzuhalten. Hier hat es sich als probates Mittel erwiesen, Meinungen und Ideen der Teilnehmer in bestimmten Abständen einzuholen. Dafür sind Event-Apps auf dem Smartphone bestens geeignet. Mit Software-Tools wie dem Cvent Attendee Hub können Event-Verantwortliche Live-Umfragen zu einer Event-App hinzuzufügen und dadurch das Publikum während der Veranstaltung via App in Diskussionen auf der Bühne einbinden.
Auch die sozialen Medien bieten sich an, um mit dem Publikum vor Ort zu interagieren. Mit einem entsprechenden Event-Hashtag versehen, kann online weiterdiskutiert werden. Die gezeigten Online-Interaktionen während des Events können aufschlussreiche Informationen für die thematische Planung kommender Events liefern.
KI-Optimierungshebel 5: Datenbasiert künftige Events verbessern
Die Optimierung künftiger Events startet am besten damit, dass die vergangene Veranstaltung in guter Erinnerung bleibt: MI KI-gestützten Lösungen können automatisiert Zusammenfassungen der
wichtigsten Inhalte des zurückliegenden Events erstellt und an die Teilnehmenden verschickt werden.
Mit Hilfe KI-gestützter Predictive Analytics-Methoden lassen sich Daten wie Teilnehmerfeedback, Besucherzahlen und Interaktionen auswerten und Trends für zukünftige Events vorhersagen. Auch Engagement-Daten können mit KI-Funktionalitäten ausgewertet werden. Auf Basis dieser Daten können Event-Planer Schwachstellen im Event-Programm oder im Marketing identifizieren.
Nicht zuletzt gehört es zu jeder Kampagnen-Optimierung, das Feedback der Teilnehmenden aktiv einzufangen und auszuwerten. Auch bei diesen Analysen beschleunigt KI die Prozesse und verbessert die Ergebnisse, denn Künstliche Intelligenz ist in der Lage, solche Umfragen automatisiert auszuwerten, zu bewerten und Empfehlungen für eine Optimierung zu geben. Im Verbund sorgen Daten und KI dafür, dass Budgets effizienter eingesetzt werden und Teilnehmer besser an ein Event gebunden werden.
So setzen Sie die Hebel richtig in Bewegung
Die Verknüpfung von Live-Events mit KI und Daten versetzt Sie in die komfortable Lage, mit konkreten Maßnahmen die Event-Experience deutlich zu verbessern. Schnell und hochwirksam. Von der präzisen Planung über die interaktive Durchführung bis hin zum effizienten Teilnehmermanagement sowie einer datenbasierten Optimierung für folgende Events.
Aber Achtung: Verzetteln Sie sich nicht! Setzen Sie auf Lösungen aus einem Guss. Zwar gibt es mittlerweile unzählige KI-Tools für nahezu jede Aufgabe, jedoch kann das Handling unterschiedlicher Lösungen schnell unübersichtlich werden. In solchen Fällen drohen Effizienzverluste.
Sinnvoller ist es, auf eine integrierte Event-Plattformen wie Cvent zu setzen. KI-Funktionen sind hier bereits auf die Bedürfnisse von Event-Profis zugeschnitten und fügen sich nahtlos in die vorhandenen Programmstrukturen ein. Die einheitliche Oberfläche sorgt dafür, dass Sie alle Aktivitäten rund um Ihr Event-Management immer im Blick haben. Denn obwohl KI immer mehr Prozesse automatisiert und erleichtert: Die Kontrolle und den Überblick darf der Mensch nie verlieren – das gilt auch für das Planen und Managen von Events.
💡Tipp: Wie Sie eine smarte Strategie entwickeln, mit der Sie die Stärken von Live-Kommunikation, KI und Daten kombinieren, erfahren Sie in unserer Masterclass auf der OMR, am 6. Mai 2025 in Hamburg. Darin zeigen wir Ihnen, wie Sie mit den richtigen Eventformaten, MarTech und KI Ihre Planung optimieren, die Customer Journey verbessern und smartere, datenbasierte Entscheidungen treffen. Auch Colja Dams, der CEO der Live-Kommunikation-Agentur VOK Dams, wird als Speaker in unserer 90-minütigen Masterclass dabei sein.
Registrieren Sie sich am besten sofort über diesen Link, die Plätze sind begrenzt!
Eine ausführliche Anleitung sowie die Übersicht der Masterclasses am ersten Festival-Tag finden Sie hier.
Magdalena Olyukova
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