Barrierefreiheitsregeln bei Events, auf Websites & Co.: Diese gesetzlichen Mindestanforderungen müssen Sie beachten

Landesbauordnungen und Versammlungsstättenverordnungen

Bereits heute sind Eventlocations verpflichtet, bestimmte Mindestanforderungen zu erfüllen:

• Stufenlose Zugänge zu allen Bereichen, die dem Publikum offenstehen.

• Rollstuhlstellplätze: mind. 1 % der Gesamtplätze (mindestens 2), gleichmäßig im Raum verteilt.

• Barrierefreie Toiletten: mind. eine je 12 Anlagen, rollstuhlgerecht.

• Behindertenparkplätze: 50 % der vorgeschriebenen Besucherparkplätze sind barrierefrei auszustatten.

• Evakuierungskonzepte: Die Räumung von Menschen mit Behinderung muss konkret vorgesehen sein.

Diese Anforderungen gelten für alle Neubauten, für Umbauten und auch für temporäre Veranstaltungen, wenn z. B. Zelte oder mobile Infrastrukturen genutzt werden.

Behindertengleichstellungsgesetz (BGG) und AGG

Öffentliche Veranstalter müssen darüber hinaus:

• Informationen barrierefrei bereitstellen (z. B. in Leichter Sprache, mit Gebärdensprach-Dolmetschung).

• Kommunikationshilfen auf Anfrage anbieten (z. B. Schrift- oder Gebärdensprachdolmetscher).

Private Veranstalter dürfen laut Allgemeinem Gleichbehandlungsgesetz (AGG) Menschen mit Behinderung nicht benachteiligen. Fehlende Zugänglichkeit kann als Diskriminierung ausgelegt werden.

DIN-Normen

Zwar nicht gesetzlich verpflichtend, aber als "anerkannte Regeln der Technik" faktisch bindend:

• DIN 18040-1 für barrierefreies Bauen

• DIN 32984 für Bodenindikatoren

• DIN 32975 für visuelle Kontraste

Diese Normen legen z. B. Breiten für Wege und Türen, Rampenneigungen, Bewegungsflächen und Orientierungssysteme fest.

3. Barrierefreie Webseiten: Was schon gilt und was ab 2025 kommt

Für öffentliche Einrichtungen

• Seit 2019 gelten für Webseiten und Apps öffentlicher Stellen die Anforderungen der BITV 2.0.

• Diese setzen die EU-Richtlinie 2016/2102 um und verlangen Barrierefreiheit gemäß WCAG 2.1 Level AA.

• Pflicht sind u. a.: Alternativtexte, Tastaturbedienbarkeit, Kontraste, Untertitel für Videos, barrierefreie PDFs.

• Zusätzlich: Barrierefreiheits-Erklärung, Gebärdensprachvideo und Inhalte in Leichter Sprache.

Für private Anbieter ab Juni 2025

Das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG) sowie der European Accessibility Act (EAA) verpflichten ab dem 28. Juni 2025 viele private Anbieter:

• Online-Ticketshops, Event-Websites, Buchungsplattformen müssen dann barrierefrei sein.

• Grundlage ist die europäische Norm EN 301 549, die auf WCAG 2.1 AA basiert.

• Betroffen sind z. B. Veranstaltungsportale, E-Commerce-Angebote, Apps zur Teilnehmerregistrierung.

• Auch außerhalb der EU ansässige Unternehmen, die in der EU Events durchführen, müssen die Vorgaben einhalten.

Ausnahme: Kleinstunternehmen mit weniger als 10 Mitarbeitenden und weniger als 2 Mio. Euro Umsatz im Jahr sind ausgenommen, sofern sie Dienstleistungen anbieten. Wer jedoch digital

4. Wie der European Accessibility Act Ihre Veranstaltungen - 
auch in Deutschland - beeinflussen wird

Mit dem Inkrafttreten des European Accessibility Act (EAA) am 28. Juni 2025 steht die Meeting- und Eventbranche vor bedeutenden Veränderungen. Diese Gesetzgebung führt umfassende Anforderungen an die Barrierefreiheit ein, die sich direkt darauf auswirken, wie Veranstaltungen in der Europäischen Union - also auch in Deutschland - geplant und durchgeführt werden.

Für Veranstalter und Locations ist es nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung, sondern eine unmittelbare Priorität, die Einhaltung sicherzustellen, die Wettbewerbsfähigkeit zu erhalten und potenzielle Reputations- oder rechtliche Risiken zu vermeiden.

Was ist der European Accessibility Act (EAA)?

Der European Accessibility Act (EAA) ist eine wegweisende EU-Richtlinie, die sicherstellen soll, dass Waren, Dienstleistungen und Orte - also auch Events - für alle zugänglich sind, insbesondere für Menschen mit Behinderungen.

Er legt harmonisierte Standards fest, um Barrieren zu beseitigen und die Inklusion in den Mitgliedstaaten zu fördern. Der Act baut auf dem Engagement der EU für die UN-Konvention über die Rechte von Menschen mit Behinderungen auf und stärkt die Barrierefreiheit als grundlegendes Recht.

Veranstaltungen, die in der EU stattfinden, müssen unabhängig vom Sitz der Organisation den Anforderungen des EAA entsprechen. 

Wie wird der European Accessibility Act Meetings und Veranstaltungen beeinflussen?

Der EAA wird die Herangehensweise der Meeting- und Eventbranche an die digitale Barrierefreiheit verändern und sowohl operative Prozesse als auch die Teilnehmererfahrung beeinflussen.

Veranstalter und Partner müssen ebenfalls die Einhaltung der Barrierefreiheitsanforderungen nachweisen, was zu einem wichtigen Kriterium bei der Auswahl von Anbietern wird. Letztendlich bietet der EAA die Möglichkeit, Inklusion in das Eventdesign zu integrieren und eine gerechtere Erfahrung für alle Teilnehmer zu schaffen.

Wie wird der European Accessibility Act Hotels und Locations beeinflussen?
 

Hotels und Veranstaltungsorte müssen höhere Standards für digitale Barrierefreiheit erfüllen, wie z. B. digitale Plattformen und Kundenservice.

Digitale Kontaktpunkte wie Websites von Veranstaltungsorten oder Buchungsplattformen müssen den Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) entsprechen, um sicherzustellen, dass Informationen über Räume, Preise und Dienstleistungen für alle leicht zugänglich sind.

Barrierefreiheitsgesetze betreffen bereits die meisten physischen Räume, aber der EAA erstreckt sich auch auf deren digitalen Raum.

Veranstaltungsplaner werden demzufolgeVeranstaltungsorte bevorzugen, die Anforderungen wie rollstuhlgerechte Eingänge, Zimmer und Badezimmer erfüllen und unterstützende Technologien wie Höranlagen bereitstellen.

Locations müssen möglicherweise auch Personal bereitstellen, das im Umgang mit Menschen mit Behinderungen geschult ist oder Materialien in barrierefreien Formaten wie Braille oder Audio anbieten.

Warum barrierefreie Veranstaltungen entscheidend sind

1. Ein breiteres Publikum erreichen
   Das Teilnehmer-Erlebnis beginnt, wenn er Ihre Veranstaltungswebsite besucht. Wenn die Website nicht barrierefrei ist, verlieren Sie wahrscheinlich einige Teilnehmer, bevor jene überhaupt in Betracht ziehen können, an Ihrer Veranstaltung teilzunehmen. Indem Sie dies tun, verpassen Sie die Gelegenheit, ein Publikum mit erheblicher Kaufkraft zu erreichen.
   

Die Verbesserung der Barrierefreiheit bei Veranstaltungen kann die Reichweite einer Organisation erheblich erweitern. So zeigt beispielsweise eine Marktstudie 2024 in den USA der Open Doors Organization, dass in den letzten zwei Jahren 25,6 Millionen Reisende mit Behinderungen insgesamt 76,9 Millionen Reisen unternommen und fast 50 Milliarden US-Dollar ausgegeben haben.

Durch die barrierefreie Gestaltung von Veranstaltungen können Organisationen dieses beträchtliche Marktpotenzial besser ausschöpfen.

2. Verbesserung der Teilnehmererfahrung
   Wenn Veranstaltungen barrierefrei sind, können alle Teilnehmer vollständig an den Inhalten, Aktivitäten und Networking-Möglichkeiten teilnehmen. Verbesserte Barrierefreiheitsfunktionen wie klare Beschilderung, unterstützende Technologien und inklusive Kommunikationsmethoden schaffen eine einladende Umgebung, in der sich jeder wertgeschätzt fühlt.
   

3. Förderung von Inklusion
   Barrierefreie Veranstaltungen zeigen ein Engagement für Gleichheit und Inklusion. Organisationen ermöglichen ein Gefühl der Gemeinschaft und des Respekts, indem sie sicherstellen, dass alle Teilnehmer ohne Barrieren teilnehmen können. Dies stärkt den Ruf der Marke und fördert die Markentreue.
   

Das sind die Risiken der Nichteinhaltung des European Accessibility Act
 

Die Nichteinhaltung der Barrierefreiheitsstandards des EAA kann für Organisationen schwerwiegende rechtliche und rufschädigende Konsequenzen haben.

1. Rechtliche Strafen
   Nichteinhaltung kann zu Folgendem führen:
   

• Geldstrafen oder rechtliche Schritte durch Aufsichtsbehörden.
  

• Klagen von Einzelpersonen oder Interessengruppen wegen Diskriminierung oder mangelndem Zugang.

• Aussetzung von Lizenzen oder Zertifizierungen, die für den Betrieb in bestimmten Sektoren erforderlich sind.
  
  Beispiele für Geldstrafen für ausgewählte EU-Länder:
  

• Österreich: Verwaltungsstrafen von bis zu 80.000 EUR, Produktrückruf oder Verpflichtung zur Einstellung des Dienstes wären ebenfalls möglich.
  

• Belgien: Beamte haben die Befugnis, Geldstrafen von bis zu 200.000 EUR zu verhängen.
  

• Deutschland: Verstöße können mit Geldstrafen von bis zu 100.000 EUR geahndet werden.
  

• Italien: Geldstrafen können zwischen 5.000 und 40.000 Euro liegen.
  

• Irland: a) eine Klasse-A-Geldstrafe oder Freiheitsstrafe von nicht mehr als 6 Monaten oder beides oder b) eine Geldstrafe von nicht mehr als 60.000 EUR oder Freiheitsstrafe von nicht mehr als 18 Monaten oder beides.
  

• Niederlande: Die niederländische Medienbehörde kann eine Geldstrafe von maximal 90.000 € verhängen, während die Behörde für Verbraucher und Märkte eine Geldstrafe von 900.000 € oder, wenn der Jahresumsatz diesen Betrag übersteigt, 1 % bis 10 % des Jahresumsatzes verhängen kann.
  

2. Rufschädigung
   Fehlende Barrierefreiheit kann das öffentliche Image einer Organisation schädigen. Teilnehmer teilen wahrscheinlich negative Erfahrungen, und Nachrichten über Nichteinhaltung können sich schnell über soziale Medien oder Branchennetzwerke verbreiten. Dies kann zu Folgendem führen:
   

• Vertrauensverlust bei Kunden, Partnern und Stakeholdern.
  

• Negative Presseberichterstattung, die den Ruf der Organisation schädigt.
  

• Schwierigkeiten, zukünftige Teilnehmer, Sponsoren oder Partner zu gewinnen.
  

3. Verpasste Chancen
   Organisationen, die Barrierefreiheit nicht priorisieren, riskieren, einen erheblichen Teil ihres Publikums auszuschließen. Dies kann zu Folgendem führen:
   

• Reduzierte Ticketverkäufe oder Teilnehmerzahlen.
  

• Verpasste Chancen zur Zusammenarbeit mit Organisationen, die sich auf Barrierefreiheit konzentrieren.
  

• Potenzielle Chancen für Wettbewerber

Tipps zur Vorbereitung Ihrer Veranstaltungen auf den European Accessibility Act

Sicherstellung digitaler Barrierefreiheit

Mit der zunehmenden Verbreitung virtueller und hybrider Veranstaltungen ist digitale Barrierefreiheit ein entscheidender Bestandteil der Veranstaltungsplanung. Hier wird die Einhaltung der Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) unerlässlich, da der EAA mit diesen Standards übereinstimmt.

Verstehen Sie WCAG und EAA

Die WCAG bieten einen Rahmen zur Verbesserung der Webinhalte. Es ist ratsam, sich mit den Schlüsselprinzipien des Rahmens vertraut zu machen:

• Wahrnehmbarkeit: Informationen sollten so präsentiert werden, dass alle Benutzer sie wahrnehmen können, z. B. durch Bereitstellung von Textalternativen für Bilder.
  

• Bedienbarkeit: Schnittstellen sollten mit verschiedenen Geräten und unterstützenden Technologien leicht navigierbar sein.
  

• Verständlichkeit: Inhalte sollten klar und vorhersehbar sein.
  

• Robustheit: Websites und digitale Tools sollten mit einer Vielzahl von unterstützenden Technologien funktionieren.

Barrierefreie Websites gestalten

Die Einführung von Website-Barrierefreiheit war schon immer eine kluge Vorgehensweise. Die neue Gesetzgebung wird von Ihnen verlangen, sicherzustellen, dass Ihre Websites für alle zugänglich sind.

• Alt-Texte verwenden: Fügen Sie beschreibende Alt-Texte zu allen Bildern hinzu, damit Screenreader visuelle Inhalte interpretieren können.

• Tastaturnavigation: Gestalten Sie die Seite so, dass sie vollständig per Tastatur bedienbar ist – das hilft allen, die keine Maus nutzen können.

• Kontrast und Schriftgröße: Sorgen Sie für ausreichenden Farbkontrast zwischen Text und Hintergrund und ermöglichen Sie es, den Nutzern, die Schriftgröße anzupassen.

• Überschriftenstruktur: Verwenden Sie eine klare Struktur mit Überschriften, um Online-Formulare übersichtlich und für Menschen mit Behinderungen leichter zugänglich zu machen.

Barrierefreie virtuelle Events durchführen

Plattformen müssen Funktionen wie Untertitelung, Gebärdensprachdolmetschung und Kompatibilität mit unterstützenden Technologien bereitstellen.

Tests zur Barrierefreiheit durchführen 

Bevor Sie eine Website oder virtuelle Plattform veröffentlichen, sollten Sie umfassende Tests durchführen:

• Manuelles Testen: Beziehen Sie Menschen mit Behinderungen ein, um Ihre digitalen Angebote zu testen und Feedback zu geben. Testen Sie auch gezielt die Bedienbarkeit per Tastatur.

• Kontinuierliche Verbesserung: Halten Sie Ihre digitalen Plattformen stets aktuell, um den neuesten Standards zu entsprechen. Nutzen Sie Software, die aktiv für Barrierefreiheit sorgt und dokumentieren Sie den Grad der Barrierefreiheit.

Der EAA ist ein klarer Handlungsaufruf zur Umsetzung digitaler Barrierefreiheit. Die gute Nachricht: Mit etwas Planung können Sie den Anforderungen entsprechen und Veranstaltungen gestalten, die wirklich für alle offen und einladend sind.

Barrierefreiheit bei Präsenzveranstaltungen nicht vergessen 

Zusätzlich zu den digitalen Anforderungen des EAA sollten Sie auch die Barrierefreiheit bei Präsenzveranstaltungen berücksichtigen. Hier sind einige Tipps:

Wählen Sie eine barrierefreie Location

• Physische Zugänglichkeit: Achten Sie darauf, dass die Location stufenfrei zugänglich ist, Rampen oder Aufzüge vorhanden sind und Eingänge, Flure sowie Räume breit genug für Rollstühle und Gehhilfen sind.

• Barrierefreie Toiletten: Vergewissern Sie sich, dass Toiletten für Menschen mit Behinderungen geeignet sind, über entsprechende Beschilderung verfügen und genügend Bewegungsfläche bieten.

• Parken und Transport: Stellen Sie barrierefreie Parkplätze in der Nähe des Eingangs bereit und prüfen Sie, ob der Veranstaltungsort mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar ist, die ebenfalls barrierefrei sind (z. B. Niederflurbusse, Aufzüge in Bahnhöfen). Achten Sie auf reservierte Plätze für Rollstuhlfahrende und Begleitpersonen.

💡 Weitere Hinweise finden Sie in unserer Checkliste zur Barrierefreiheit.

Führen Sie ein Barrierefreiheitsaudit der Location durch 

Vor der Buchung einer Location sollte ein umfassendes Audit erfolgen. Prüfen Sie unter anderem:

• Verfügbarkeit geschulten Personals zur Unterstützung von Teilnehmenden mit Behinderungen

• Lagepläne mit markierten barrierefreien Wegen

• Notausgänge und Evakuierungspläne, die Menschen mit Behinderungen berücksichtigen

• Stufenfreier Zugang und Aufzüge

• Barrierefreie Toiletten

• Parkmöglichkeiten und Verkehrsanbindung

• Zugang zu Ladestationen für Mobilitätshilfen

• Funktionalität von Hörunterstützungssystemen und Aufzügen

• Unterstützungsangebote wie Dolmetscher oder Leihgeräte für Mobilität

• Verfügbarkeit von Induktionsschleifen und assistiven Technologien

• Eventuelle temporäre Anpassungen wie reservierte Plätze oder mobile Rampen

• Regelungen für Assistenztiere

Assistenzdienste bereitstellen 

Assistenzdienste können für Menschen mit Behinderungen einen großen Unterschied machen. Wichtige Maßnahmen sind:

• Gebärdensprachdolmetscher: Bieten Sie bei Vorträgen, Panels oder Keynotes Dolmetschen in Gebärdensprache an.

• Live-Untertitelung: Sorgen Sie für Echtzeit-Untertitelung und Transkriptionsdienste während der Sessions, um Menschen mit Hörbeeinträchtigungen zu unterstützen.

• Hörhilfen: Stellen Sie technische Hilfen für hörgeschädigte Personen bereit.

Vielfältige Bedürfnisse berücksichtigen 

Jede Person ist einzigartig – Flexibilität ist daher essenziell. So planen Sie für unterschiedliche Anforderungen:

• Sitzplätze: Reservieren Sie Plätze für Rollstuhlfahrer und Personen, die einen einfachen Zugang zu Ein- und Ausgängen benötigen. Bieten Sie verschiedene Sitzmöglichkeiten für Komfort und Mobilität.

• Ernährung: Sorgen Sie dafür, dass das Catering auf Allergien, religiöse Vorgaben und spezielle Ernährungswünsche eingehen kann.

• Rückzugsorte: Richten Sie ruhige Zonen ein, in die sich Teilnehmer bei Reizüberflutung zurückziehen können.

Klare Beschilderung sicherstellen 

Eine gut sichtbare und verständliche Beschilderung hilft allen, besonders Menschen mit Seh- oder kognitiven Einschränkungen. Achten Sie auf:

• Große, kontrastreiche Schrift mit einfachen Schriften für bessere Lesbarkeit

• Braille oder taktile Beschilderung, wenn möglich

• Klare Symbole und Pfeile, um zu Bereichen wie Anmeldung, Toiletten und Veranstaltungsräumen zu leiten

Vor-Ort-Unterstützung bereitstellen 

Gut geschultes Personal und Freiwillige können Teilnehmende maßgeblich unterstützen. Setzen Sie auf:

• Schulungen zur Barrierefreiheit: Bereiten Sie Ihr Team darauf vor, Menschen mit Behinderungen respektvoll und effektiv zu unterstützen.

• Informationspunkte: Richten Sie Infopunkte mit geschultem Personal ein, das Fragen zur Barrierefreiheit beantworten kann.

• Notfallplanung: Sorgen Sie dafür, dass Ihre Evakuierungspläne und Kommunikationswege auch Menschen mit Behinderungen berücksichtigen.

13 weitere Schritte zur Vorbereitung auf den Euopean Accessibility Act

1. Bestehende Prozesse prüfen 
   Führen Sie ein Audit Ihrer Veranstaltungsplanung, Locations und digitalen Tools durch. Identifizieren Sie Lücken und priorisieren Sie Verbesserungen gemäß den EAA-Vorgaben.
   

2. Frühzeitig Experten einbinden 
   Konsultieren Sie Barrierefreiheits-Experten, Interessenvertretungen von Menschen mit Behinderungen und Ihre Zielgruppe. Deren Erfahrungen helfen Ihnen, Bedarfe frühzeitig zu erkennen und Hindernisse zu vermeiden. Holen Sie Fachleute bereits in der Planungsphase an Bord, um Audits durchzuführen, Empfehlungen zu geben und die Umsetzung zu begleiten. Frühzeitige Integration ist einfacher als spätere Korrekturen. Außerdem können diese Experten Ihr Team schulen.
   

3. In Schulungen investieren 
   Schulen Sie Ihr Team, freie Mitarbeitende und Freiwillige in Best Practices zur Barrierefreiheit – inklusive rechtlicher Grundlagen und konkreter Unterstützungsmöglichkeiten für Menschen mit Behinderungen.
   

4. Budget einplanen 
   Berücksichtigen Sie barrierefreie Maßnahmen bei der Budgetplanung. Dazu gehören z. B. Dolmetscherleistungen, technische Hilfsmittel oder Anpassungen digitaler Plattformen.
   

5. Ihr Engagement kommunizieren 
   Machen Sie Ihre Barrierefreiheitsmaßnahmen auf der Website und in allen Veranstaltungsunterlagen sichtbar. Nennen Sie konkrete Angebote und laden Sie zur frühzeitigen Bedarfsmeldung ein.
   

6. Feedback einholen 
   Sammeln Sie nach jeder Veranstaltung Rückmeldungen zur Barrierefreiheit und nutzen Sie diese zur Optimierung Ihrer Planung.
   

7. Checklisten für unterschiedliche Veranstaltungsformate erstellen
   Erstellen Sie Checklisten für barrierefreie Events passend zum Eventtyp – z. B. Konferenzen, Messen, Konzerte. Beziehen Sie dabei physische, digitale und dienstleistungsbezogene Aspekte mit ein.
   

8. FAQ und Ressourcen für Teilnehmer anbieten 
   Erstellen Sie barrierefreie Infoseiten und häufig gestellte Fragen (FAQs) mit Details zu Parken, Anreise, Ausstattung und Unterstützungsangeboten.
   

9. Barrierefreiheit mit Fokusgruppen testen 
   Laden Sie vorab Menschen mit Behinderungen zu Testläufen ein. Sammeln Sie Feedback zu Orientierung, Sitzplätzen, Kommunikation und digitalen Tools – und beseitigen Sie identifizierte Barrieren.
   

10. Barrierefreiheitsbefragung nach der Veranstaltung durchführen 
    Setzen Sie gezielte Umfragen zur Barrierefreiheit ein. Nutzen Sie Rückmeldungen zur Optimierung zukünftiger Events.
    

11. Multisensorische Anforderungen einplanen 
    Denken Sie über Mobilität und Sehbeeinträchtigung hinaus. Berücksichtigen Sie sensorische oder kognitive Einschränkungen – z. B. durch ruhige Rückzugsräume, Geräuschschutz oder visuelle Orientierungshilfen.
    

12. Barrierefreiheit in Dienstleisterverträgen regeln 
    Verankern Sie Anforderungen zur Barrierefreiheit in allen Verträgen – z. B. mit Catering- oder Technikdienstleistern – und sorgen Sie so für gesetzeskonforme Prozesse.
    

13. Notfallpläne inklusiv gestalten 
    Ergänzen Sie Ihre allgemeinen Sicherheitspläne um spezifische Vorkehrungen für Menschen mit Behinderungen – z. B. Evakuierungshelfer oder alternative Alarmierungssysteme.

Wie Event-Technologie Barrierefreiheit unterstützen kann 

Event-Tech spielt eine zentrale Rolle, um Events für alle zugänglich zu machen – auch für Menschen mit Behinderungen. Mit den richtigen Tools und Plattformen schaffen Sie als Veranstalter inklusive Erlebnisse:

• Hörunterstützungssysteme: Diese Geräte verstärken den Ton für Menschen mit Hörbeeinträchtigungen und erleichtern das Verfolgen von Präsentationen oder Diskussionen.

• Live-Untertitelung: Durch Echtzeit-Untertitel oder automatisierte Tools, werden gesprochene Inhalte für gehörlose oder schwerhörige Personen zugänglich.

• Screenreader-Kompatibilität: Für Menschen mit Sehbehinderungen können Screenreader Webseiten, Apps und Event-Materialien vorlesen und so die Nutzung digitaler Angebote ermöglichen.

• Barrierefreie Präsentationsformate: Stellen Sie Präsentationen in zugänglichen Formaten bereit – z. B. als Großdruck, mit hohem Kontrast oder Screenreader-kompatibel.

Wie Cvent Barrierefreiheit unterstützt 

Bei Cvent ist es unser Ziel, unsere Produkte und Websites für alle zugänglich zu gestalten – unabhängig von Fähigkeiten oder Umständen. Wir glauben an die Kraft von inklusivem Design und arbeiten daran, Erlebnisse für alle Nutzer zu ermöglichen. Dazu gehören unter anderem:

• Barrierefreie Locations finden: Im Cvent Supplier Network finden Veranstalter detaillierte Informationen über Locations, z. B. zu Rollstuhltauglichkeit, Aufzügen oder barrierefreien Toiletten. Das erleichtert die Auswahl geeigneter Locations.

• Registrierungswebsites: Die Tools zur Teilnehmerregistrierung können so angepasst werden, dass sie spezifische Bedarfe abfragen – z. B. zu Ernährung, Mobilität oder technischen Hilfen. So können Sie als Veranstalter besser planen.

• 3D-Raumplanung: Mit dem 3D-Tool lassen sich Veranstaltungsräume anpassen – z. B. für genügend Bewegungsfreiheit oder die Platzierung von Dolmetschenden.

• Attendee Hub: Für hybride oder virtuelle Events bietet der Attendee Hub barrierefreie Funktionen wie Tastaturnavigation, Screenreader-Kompatibilität oder Live-Untertitel.

• VPAT-Konformität: Cvent erfüllt die Vorgaben des VPAT (Voluntary Product Accessibility Template), das den Grad der Barrierefreiheit nach WCAG dokumentiert – ein wichtiges Kriterium für barrierefreie Veranstaltungsplanung.

3 Wege, wie Sie Ihre Barrierefreiheitsmaßnahmen gegenüber Ihren Stakeholdern kommunizieren können

1. Entwickeln Sie eine klare Barrierefreiheitserklärung 
   Eine gut formulierte Barrierefreiheitserklärung schafft Transparenz und zeigt, dass Ihnen das Thema wichtig ist. Sie sollte öffentlich zugänglich und leicht verständlich sein.

• Veröffentlichen Sie die Erklärung in Ihren Veranstaltungsunterlagen: z. B. auf der Event-Website, in der Registrierung und im Marketingmaterial.

• Machen Sie sie handlungsorientiert: Geben Sie klare Hinweise für Teilnehmende, wie sie Unterstützung anfragen können.

• Stimmen Sie sie mit rechtlichen Vorgaben ab: Die Erklärung sollte mit dem European Accessibility Act und weiteren Vorschriften konform sein und zugleich einladend wirken.

2. Binden Sie Stakeholder frühzeitig ein 
   Setzen Sie bei Sponsoren, Dienstleistern und Partnern frühzeitig Erwartungen in Sachen Barrierefreiheit:

• Integrieren Sie Anforderungen in Verträge: Legen Sie Verpflichtungen für Partner schriftlich fest.

• Veranstalten Sie ein Barrierefreiheits-Briefing: Bereiten Sie alle Beteiligten vor Veranstaltungsbeginn auf die Erwartungen vor.

• Geben Sie Checklisten aus: So wissen z. B. Aussteller oder Sponsoren, worauf sie achten müssen.

3. Informieren Sie Teilnehmer gezielt über barrierefreie Angebote 
   Machen Sie es Teilnehmenden leicht, Informationen zu finden und Unterstützungsbedarf zu äußern:

• Richten Sie eine eigene Barrierefreiheitsseite auf Ihrer Event-Website ein: Dort gehören Informationen zu Gebärdensprache, Hörhilfen, Ruheräumen oder speziellen Essensangeboten hin.

• Integrieren Sie Fragen zur Barrierefreiheit in das Anmeldeformular.

• Kommunizieren Sie vorab: Senden Sie z. B. mit der Anmeldebestätigung Hinweise zu barrierefreien Angeboten.

• Bieten Sie mehrere Kontaktwege: z. B. E-Mail, Telefon, Social Media für Rückfragen zur Barrierefreiheit.

• Vor-Ort-Kommunikation: Nutzen Sie Beschilderung und Durchsagen, um auf Wege, Sitzplätze und Services hinzuweisen.

Häufig gestellte Fragen zum European Accessibility Act (EAA)

Wann tritt der European Accessibility Act in Kraft? 

Der European Accessibility Act (EAA) wurde 2019 verabschiedet. Die EU-Mitgliedstaaten hatten bis zum 28. Juni 2022 Zeit, die Richtlinie in nationales Recht umzusetzen. Ab dem 28. Juni 2025 müssen Unternehmen die Anforderungen des EAA verbindlich einhalten.

Wer ist vom European Accessibility Act betroffen? 

Der EAA gilt für:

• Unternehmen und Dienstleister innerhalb der EU sowie für Organisationen außerhalb der EU, die Produkte oder Dienstleistungen an EU-Bürger verkaufen

• Hersteller, Importeure und Händler bestimmter Produkte, z. B. Konsumgütertechnik oder Bankautomaten

• Dienstleister im öffentlichen und privaten Sektor, darunter E-Commerce, Banken und Verkehr

• Kleinstunternehmen (weniger als 10 Mitarbeitende und unter 2 Millionen Euro Jahresumsatz) sind in der Regel ausgenommen – einzelne Länder können jedoch strengere Anforderungen festlegen

Was sind die zentralen Anforderungen an die Barrierefreiheit laut EAA? 

Der EAA fordert, dass Produkte und Dienstleistungen barrierefrei gestaltet werden, insbesondere für Menschen mit Behinderungen.

Zu den betroffenen Bereichen zählen:

• Websites und mobile Apps, die den Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) entsprechen müssen

• Selbstbedienungsterminals (z. B. Geldautomaten, Fahrkartenautomaten), die barrierefrei nutzbar sein müssen

• E-Books und E-Reader, die mit assistiven Technologien wie Screenreadern kompatibel sein müssen

• E-Commerce-Plattformen, die eine barrierefreie Navigation und Transaktion ermöglichen müssen

• Bankdienstleistungen, öffentlicher Verkehr und Telekommunikation, die für alle zugänglich sein müssen

Was passiert bei Nichteinhaltung des EAA? 

Die Sanktionen unterscheiden sich je nach Land, da jedes EU-Mitglied selbst für die Umsetzung verantwortlich ist. Mögliche Folgen:

• Geldstrafen und rechtliche Schritte durch nationale Behörden

• Vertriebsverbote für nicht-konforme Produkte oder Dienstleistungen innerhalb der EU

• Reputationsschäden und der Verlust von Kund:innen oder staatlichen Aufträgen

Wie wird der EAA umgesetzt? 

Jeder Mitgliedstaat ist für die Umsetzung und Durchsetzung des EAA über nationale Gesetze zuständig:

• Aufsichtsbehörden prüfen die Einhaltung

• Barrierefreiheitsstandards leiten Unternehmen an

• Die Europäische Kommission überwacht die Fortschritte und berichtet regelmäßig

Wie können sich Organisationen auf den EAA vorbereiten? 

Organisationen sollten folgende Maßnahmen ergreifen:

• Durchführung eines Barrierefreiheitsaudits ihrer Produkte, Dienstleistungen und digitalen Plattformen

• Aktualisierung von Websites, Apps und E-Commerce-Angeboten auf WCAG 2.1 Level AA oder höher

• Sicherstellung, dass physische Produkte und Dienstleistungen die Barrierefreiheitsanforderungen erfüllen

• Schulung der Mitarbeitenden zu Best Practices in der Barrierefreiheit

• Zusammenarbeit mit Expert:innen für Barrierefreiheit, um notwendige Änderungen rechtzeitig umzusetzen

Bereiten Sie sich auf den European Accessibility Act vor 

Der EAA wird die Veranstaltungs- und Meetingbranche erheblich beeinflussen – Barrierefreiheit wird zur Priorität für rechtliche Konformität und echte Inklusion. Vom barrierefreien Veranstaltungsort bis zu assistiven Technologien und inklusiven digitalen Plattformen: Eine gute Vorbereitung ist der Schlüssel zu Veranstaltungen, die alle Teilnehmenden einbinden.

Fazit: Was das für Eventplaner bedeutet

Veranstaltungen:

• Wählen Sie barrierefreie Locations mit entsprechender Ausstattung.

• Denken Sie an stufenlose Wege, ausreichend Platz, visuelle & taktile Leitsysteme.

• Kommunizieren Sie barrierefrei (z. B. mit Piktogrammen, Leichter Sprache, Kontrasten).

• Fragen Sie bei der Anmeldung nach besonderen Bedarfen Ihrer Teilnehmer.

• Schulen Sie Ihr Personal für einen sensiblen Umgang mit Inklusion.

• Planen Sie Assistenzdienste wie Dolmetscher, Live-Untertitelung und Servicepersonal.

• Bieten Sie Ruhezonen für sensorisch sensible Gäste an.

• Führen Sie einen Accessibility-Check der Location durch (inkl. Notfallkonzept, Beschilderung, Orientierungshilfen).

Digitale Angebote:

• Prüfen Sie Ihre Website und Ihre Eventplattform auf Barrierefreiheit (z. B. mit BITV-Test).

• Optimieren Sie nach WCAG 2.1 AA: Struktur, Navigation, Farben, Bedienbarkeit.

• Stellen Sie Inhalte in zugänglichen Formaten bereit (z. B. Videos mit Untertiteln).

• Führen Sie eine Barrierefreiheits-Erklärung ein.

• Planen Sie bis Juni 2025 genug Zeit für die Umsetzung ein.

• Testen Sie Ihre digitalen Plattformen regelmäßig und dokumentieren Sie Verbesserungen.

Barrierefreiheit ist Pflicht und Chance zugleich